SMART WORKING: 10 TIPS PER FARLO AL MEGLIO

Lo smart working era già diventato uno dei temi più inflazionati nelle scorse settimane. Ma ora che tutta l’Italia è zona rossa, ancora più persone si trovano a lavorare da casa. Ma “smart working” significa molto di più del semplice “lavoro da casa”. L’argomento è ampio e facilmente banalizzabile, ma meriterebbe una riflessione più approfondita. 

Il lavoro agile (o smart working) […] è una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, a favorire la crescita della sua produttività. (Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali)

In questo articolo ci riserviamo di darvi alcuni semplici consigli che possono essere messi in pratica fin da subito: un decalogo per rendere il lavoro da casa davvero smart.

 

1. Organizza il tuo tempo

Ci sono due scenari che possono verificarsi durante lo smart working:

1) Hai degli orari precisi da rispettare, e quindi hai un orario di inizio e di fine lavori prestabiliti
2) Sei libero di organizzarti

In entrambi i casi, il time management è estremamente importante. Infatti, se i tuoi orari sono fissati, può comunque essere molto facile perdere la nozione del tempo in una situazione così diversa da quella abituale. Se, invece, durante lo smart working puoi decidere in autonomia quando metterti al lavoro, puoi ritrovarti a giornata conclusa senza aver combinato molto.

 

La soluzione è attivare strategie di gestione del tempo.

 

 


U
n sistema molto intuitivo, a titolo esemplificativo, è la tecnica del pomodoro: prevede di alternare slot di 25 minuti di concentrazione a brevi pause di 5 minuti.

Per i più curiosi: il nome di questa tecnica si deve a quei timer da cucina, a forma di pomodoro, che hanno aiutato Francesco Cirillo (Imprenditore, nonché colui che ha messo a punto questo sistema di gestione del tempo) a ben gestirsi durante gli studi universitari.

 

2. Trova il tuo approccio personalizzato

Ognuno ha la sua fonte di benessere nei momenti di smart working. Alcuni preferiscono dormire un po’ di più, altri ritagliarsi dei momenti coi figli, altri ancora  lavorare di sera quando tutti dormono. Se ti è possibile, scegli quando lavorare e trova la tua dimensione, quella in cui produci di più.

 

3. Mettiti nei panni degli altri

Se lavori in team, i colleghi devono essere in grado di comprendere il tuo lavoro e di utilizzarlo. Non si tratta di essere grandi oratori, ma di guardare quello che fai da un punto di vista esterno… Il trucco è chiedersi sempre: “Io lo capirei? Di cosa avrei bisogno per utilizzarlo?”

Questo ti eviterà di perdere tempo dopo, quando i colleghi ti interromperanno, chiamandoti, per chiederti informazioni!

 

4. Fai attenzione al multitasking

Capiamoci subito: il multitasking non esiste. Possiamo focalizzarci solo su una cosa alla volta, a meno che una delle due sia assolutamente meccanica, come guidare… Ma già quando parcheggiamo, ecco che non riusciamo più a chiacchierare…

 


Vuoi sprecare tempo ed energie? Inizia 100 cose contemporaneamente, fai mestieri in casa, parla con il cane e produci quel report!

Se invece vuoi concludere la giornata rilassato, vale la regola aurea che ci insegnavano da bambini: inizia una cosa nuova solo quando hai finito quella precedente!

 

5. Gestisci bene la convivenza

Hai detto bambini?!? In questo momento storico è tutto amplificato: la loro presenza in casa mette oggettivamente in difficoltà chiunque debba dedicarsi allo smart working. È, quindi, necessario organizzarsi e trovare delle strategie valide per poter lavorare in modo efficiente ed efficace anche se sei genitore. Valuta la soluzione migliore: meglio passare con loro tempo dedicato che dire per tutto il giorno  “adesso non posso”.

 

 

E gli adulti? Spesso sono più difficili da gestire dei bambini:“visto che sei a casa passi in farmacia?”, “torno a pranzo, cucini tu?”, “ devo parlarti di una cosa”, “hai sentito cosa è successo?”, “cosa metto nell’ordine della spesa?”. Suona familiare? Per lavorare da casa è indispensabile condividere con i familiari regole e routine chiare, divisione degli spazi e tempi comuni: eviterà discussioni inutili. 

 

6. Datti dei limiti

Lavorare da casa non vuol dire lavorare sempre. Quando la giornata di lavoro si chiude, chiudi davvero. Altrimenti il lavoro invaderà la tua vita personale e farai male entrambi. “Smart working” non “Everlasting working”. 

 

LEGGI ANCHE:
BIAS COGNITIVI IN AZIENDA E COME SUPERARLI

 

7. Trova il tuo Rituale

Procrastini l’inizio del lavoro? Fatichi a trovare la giusta motivazione? Crea un rituale per iniziare la giornata.

Le idee possono essere molte: caffè, notiziario, musica, podcast o letture ma anche un momento di sport all’aperto (da soli, mi raccomando!) o di meditazione. Percorrere la routine sempre nello stesso ordine, semplifica le funzioni del cervello (che evita di dover scegliere cosa fare!) e lo aiuta a creare il giusto mindset per iniziare la giornata lavorativa col piede giusto, riducendo il rischio di procrastinazione.

 

8. Cura e definisci lo spazio: Smart workspace per uno smart working ottimale

Cerca di ritagliarti un posto esclusivo dove “smartare”. In questo modo aiuti il tuo cervello a creare un’associazione luogo-lavoro e favorisci la tua concentrazione. Anche se è solo una piccola scrivania, curala in modo che ci sia quello che ti serve e nulla più!

 

 

9. Tieni in movimento corpo e cervello

Prevedi attività fisica e attività stimolanti nella tua giornata. Ti permetterà di mantenerti focalizzato ed efficiente, e di nutrire passione e creatività: il movimento è parte integrante del funzionamento del cervello! 

Quindi, non solo sport da casa, ma anche giochi per la mente!

 

Visita il canale YouTube LE BRAINERS: work your brain out!

 

10. Prenditi tempo per riflettere sul tuo lavoro

A conclusione della giornata o una volta a settimana, prenditi un momento per capire cosa ha funzionato e cosa no. Come hai risolto i problemi. Quali strategie sono state più funzionali, e quali meno. È un ottimo esercizio per mantenere il cervello in forma e migliorare le proprie performance. 

 

Questionario

Per monitorare sfide ed opportunità legate allo smart working forzato che l’emergenza Coronavirus sta imponendo alle aziende italiane, abbiamo elaborato un breve survey, in collaborazione con Rödl & Partner Italy. Un questionario, dedicato a tutti gli smart worker, manager, intern o collaboratori, che vuole considerare le possibili difficoltà legate alla particolare contingenza, per fornire consulenza e formazione mirate ai business. Qui il link:

QUESTIONARIO SMART WORKING

Il tuo contributo è importante.

Bias cognitivi in azienda e come superarli

I bias cognitivi sono come scorciatoie della mente umana. Ricordiamoci, infatti, che ogni secondo arrivano al nostro cervello quintali di informazioni, quando si stima ne possa processare solo 126 bit al secondo. Proprio per questo si prende la libertà di cercare dei pattern da poter riutilizzare, delle scorciatoie, appunto, per non dover riconsiderare tutti i dati dal principio. Un’economia molto utile se pensiamo che ci evita di dover ripensare a come ci si lava i denti, come si mangia, come ci si siede…

Ma le scorciatoie del cervello, i bias cognitivi, hanno un lato oscuro…

Si attivano, per esempio, quando avvertiamo uno stato di paura: una situazione in cui il nostro cervello vuole “risparmiare risorse per mettersi in salvo”. Un po’ come è successo, e forse sta tuttora succedendo, a causa dell’emergenza Coronavirus. Ma non solo. 

 

LEGGI ANCHE:
CORONAVIRUS: “LA PAURA CHE SPEGNE IL CERVELLO”

 

Non possiamo prescindere, infatti, dal ricordare che i bias cognitivi fanno parte della vita quotidiana. Quando conversiamo tra amici o colleghi. Quando dobbiamo prendere delle decisioni in azienda. Anche quando pensiamo di non averne, è molto facile invece che ne abbiamo senza nemmeno rendercene conto.  Resta a noi, quindi, capire quando ci sono e sono d’ostacolo, e adottare le giuste soluzioni per superarli.

 

Non solo Coronavirus: Bias cognitivi in azienda

I bias cognitivi sono molto comuni anche in contesti aziendali. Siccome intervengono ogni volta che dobbiamo prendere una decisione, si possono presentare anche nella scelta di un particolare progetto o nell’assunzione di un nuovo collaboratore.

In tutti questi casi, il nostro comportamento può essere guidato da una scorciatoia mentale di cui non siamo consapevoli. Ad esempio, potremmo non selezionare un medico che abbia la giusta competenza perché inconsciamente scoraggiati dalla nazionalità, dal sesso o dall’età.

Senza rendercene conto, infatti, cerchiamo sempre e solo conferme delle nostre credenze e ignoriamo le disconferme, con il rischio di arrivare ad una escalation irrazionale: è quello che si chiama bias di conferma. Tra tutti i bias cognitivi, il confirmation bias, detto all’inglese, è quello che più frequentemente si manifesta nel management. Consiste nell’accettare delle informazioni per il semplice fatto che supportano quanto già pensavamo essere vero. O in altre parole, nel rifiutare l’evidenza che esista un punto di vista diverso dal nostro.

 

bias cognitivi

Bias di conferma

 


In ambito di business, questo può portare, ad esempio, a non avere la lucidità di riconoscere possibili rischi e a focalizzare l’attenzione solo sui fattori di successo (o il contrario!): rimaniamo convinti di aver preso la decisione migliore, quando invece non abbiamo considerato tutte le informazioni.

Per la sola paura di cadere in errore, costruiamo sistemi di difesa che possono essere cronici e distruttivi. Per questo è bene accorgersi per tempo se è quello il caso, e agire per modificare l’esito degli eventi. 

 

Cosa fare allora? Testiamoci!

Dato che queste scorciatoie sono per lo più inconsce e ci possono portare ad un pregiudizio, l’atto di prendere coscienza della loro esistenza (anche quando è scomodo) è il primo passo fondamentale. Ma se sono inconsci, come facciamo a renderci conto di quali bias cognitivi stanno agendo in noi?

Un primo modo è provare a fare un test di associazione implicita: ad esempio, quanto preferiamo i giovani, rispetto agli anziani? O gli uomini, alle donne? Questi test possono aiutarci a esplorare quali bias si stanno attivando, senza che ce ne rendiamo conto.

In alternativa, si può provare il Flip it to test it, come suggerito da Kristen Pressner: in questo TedTalk,  riporta l’esperienza personale che l’ha portata a ideare il metodo.

Nella stessa settimana un dipendente uomo e una dipendente donna le hanno chiesto un aumento. La risposta immediata all’uomo è stata “Ok, ci penserò”, mentre quella alla donna è stata “Sono certa che vada già bene così”. Alla stessa richiesta, quindi, ha risposto in base al genere. Si è resa conto che, nella sua mente, è convinta che gli uomini siano provider, ovvero chi porta a casa il guadagno: inconsciamente, prende più sul serio le richieste di aumento da parte loro.

Per essere certa di non cadere di nuovo in questo tranello, che avrebbe affossato la sua leadership all’interno dell’azienda, ha ideato il metodo Flip it to test it. Il principio è semplice: capovolgere mentalmente il genere, la nazionalità, l’età ecc. per testare i nostri presupposti. Prenderemmo la stessa decisione se fosse un uomo, se fosse giovane, ecc.?

Questo decentramento,  ci aiuta a sbilanciarci e capire quanto la nostra decisione è davvero neutrale. Così possiamo migliorare la nostra leadership: verremo sempre più percepiti come leader giusti, che prendono decisioni coerenti.

 

Superare in astuzia la macchina

Ricordiamo che questi pregiudizi nascosti possono essere difficili da eliminare perché sono continuamente rafforzati dall’esperienza quotidiana. Come dicono Mahzarin R. Banaji e Anthony G. Greenwald nel loro libro “Blindspot. Hidden Bias of Good People”,  bisogna superare in astuzia la macchina (il nostro cervello) e riconoscere che il nostro comportamento non deve allinearsi con pregiudizi nascosti acquisiti involontariamente.

Può, invece, essere guidato da obiettivi coscienti, in modo da allineare i nostri valori e le nostre azioni. Il potere di un pensiero consapevole e determinato può avviare strategie in grado di oltrepassare i bug mentali che producono pregiudizi nascosti.

Prendersi il tempo per capire sempre più il nostro pensiero, in quali bias tendiamo a cadere e come possiamo essere “più astuti del nostro cervello”: sono tutte modalità che possiamo implementare, per crescere come leader e lavorare ancora meglio.

 

Key take-away

Detto che tutti noi abbiamo bias cognitivi, e che in diverse occasioni, vediamo nel business, sarebbe bene saperli governare, qual è la lezione che è importante portarsi a casa?

  • Riconoscere i bias e riconoscerseli: tutti abbiamo bias cognitivi, si tratta di capire quali ci appartengono e governarli.

Come riconoscere quali ci appartengono?

  • Testarci: per consapevolizzarci sui tipi di bias che siamo portati ad avere;

Come governarli?

  • Nutrire lo spirito critico: cercare fonti, chiedere, cogliere campanelli di allarme, prendersi il tempo;
  • Considerare le opinioni personali non come fatti, ma come ipotesi: avere prova dell’errore significa semplicemente imparare; 
  • Allineare valori e azioni: non lasciare che il nostro comportamento sia influenzato da scorciatoie mentali, che possono portarci a fare errori di valutazione. 

 

 

CORONAVIRUS: “la paura che spegne il cervello”

In questi giorni di panico generale per la coronavirus-fobia, cerchiamo di riassumere i comportamenti che il nostro cervello adotta quando sente paura. 

Per esserne consapevoli e per trovare soluzioni per fronteggiarla.

 

Per farlo, abbiamo scelto volutamente di usare un tono leggero, perché si sa, l’ironia a volte può aiutare a vedere i problemi con occhi diversi. Detto questo, suggeriamo come colonna sonora d’effetto Iron Maiden – Fear of The Dark (HQ) o anche Michael Jackson – Thriller – Thriller. 

 

AI TEMPI DEL CORONAVIRUS

Tutto nasce dal fatto che il coronavirus è un virus nuovo, che si sta diffondendo in molti paesi del mondo.

Questo ha portato ad oggettive restrizioni alla nostra zona di comfort (Scuole chiuse quando non chiudono mai! Coprifuoco dei locali! Gente “sequestrata” in casa!), che ci portano a vivere una situazione scomoda, incerta.

 

Una “zona sconosciuta”.

Non abbiamo certezze e questo ci spaventa.

 

Il punto è che, proprio perché non abbiamo certezze, dovremmo prenderci semplicemente il tempo di capire e affidarci solo a fonti autorevoliTenere a bada gli attacchi dell’amigdala e restare saldi. Anche, anzi soprattutto, se spaventati.

 

LA PAURA

“La paura è un’emozione fondamentale, funzionale alla sopravvivenza. È quella che ci permette di scappare e metterci in salvo. È uno stato emozionale che si attiva per motivare l’organismo a fronteggiare eventi che lo minacciano”.

(Öhman, 2000)

 

L’amigdala è il sistema di allarme del cervello. Gestisce le emozioni in generale, ma in particolare reagisce alla paura e alla rabbia. 

coronavirus

 

Se ci sentiamo in pericolo, in una frazione di secondo, l’amigdala assume il comando ed è in grado di sovrastare la corteccia prefrontale, bloccandola. E, intendiamoci, la corteccia prefrontale è la sede del ragionamento, del controllo sugli impulsi e del problem solving! Quando abbiamo paura, l’amigdala scatta e fa partire il meccanismo fight, flight or freeze: combatti, scappa o congelati!

 

 

Quando abbiamo paura ci dobbiamo mettere in salvo, perciò perdiamo in razionalità e cadiamo più facilmente in comportamenti impulsivi. O per dirlo con parole più tecniche, rimaniamo incastrati in bias cognitivi.

In questo caso specifico, il coronavirus e il suo corollario di notizie, generano oggettivamente paura. Alcune persone si rifugiano nei numeri e dell’oggettività della scienza (ma anche nella scienza le voci sono contrastanti e questo aumenta la paura). Alcuni si preparano alla “battaglia” accaparrandosi scorte, cercando un nemico da combattere. Altri iniziano a temere complotti, che le notizie siano in parte nascoste, e si preparano a catastrofi imminenti. A volte si inizia a vedere il pericolo ovunque e ad evitare persone, luoghi ed oggetti, anche lontanamente correlati al problema. Altre volte si minimizza al punto da non rispettare le indicazioni date, negando il problema.

 

Perché accade? La risposta è proprio nei bias cognitivi!

 

BIAS COGNITIVI

Cosa si intende per bias? Sono ragionamenti automatici, quasi impulsivi, che il nostro cervello fa per ottimizzare le sue risorse.

 

Eccone alcuni esempi:

  • L’illusione dello schema o con un anglicismo “cluster illusion”:  si creano schemi immaginari, mettendo in relazione eventi che non sono correlati fra loro. Un esempio: portare sempre un portafortuna nelle occasioni importanti!
  • Bias di conferma: quando, incredibilmente, si trovano solo informazioni a conferma di quello che si pensa! Pazzesco vero, che tutto il mondo sia d’accordo con me?
  • Bias del gruppo o della banda musicale: se i miei amici lo pensano, sarà vero. Hey, genitori di adolescenti, don’t you know?
  • Bias della negatività: si notano solo gli aspetti negativi di ogni avvenimento.
  • Escalation irrazionale: per giustificare e tener fede alle scelte fatte si va avanti a fare scelte sempre più irrazionali…

 

La brutta notizia? I bias cognitivi sono ineliminabili ed esistono non solo sotto diverse forme, come abbiamo visto, ma anche in diversi contesti. 

La buona notizia? Possiamo conoscerli. Capire se, a seconda dei momenti, sono utili o ci stanno ingabbiando. E con consapevolezza, fronteggiarli. 

 

Per saperne di più su come poter superare un bias cognitivo, stay tuned e leggi il nostro prossimo articolo.