SMART WORKING: 10 TIPS PER FARLO AL MEGLIO

smart working

Lo smart working era già diventato uno dei temi più inflazionati nelle scorse settimane. Ma ora che tutta l’Italia è zona rossa, ancora più persone si trovano a lavorare da casa. Ma “smart working” significa molto di più del semplice “lavoro da casa”. L’argomento è ampio e facilmente banalizzabile, ma meriterebbe una riflessione più approfondita. 

Il lavoro agile (o smart working) […] è una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, a favorire la crescita della sua produttività. (Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali)

In questo articolo ci riserviamo di darvi alcuni semplici consigli che possono essere messi in pratica fin da subito: un decalogo per rendere il lavoro da casa davvero smart.

 

1. Organizza il tuo tempo

Ci sono due scenari che possono verificarsi durante lo smart working:

1) Hai degli orari precisi da rispettare, e quindi hai un orario di inizio e di fine lavori prestabiliti
2) Sei libero di organizzarti

In entrambi i casi, il time management è estremamente importante. Infatti, se i tuoi orari sono fissati, può comunque essere molto facile perdere la nozione del tempo in una situazione così diversa da quella abituale. Se, invece, durante lo smart working puoi decidere in autonomia quando metterti al lavoro, puoi ritrovarti a giornata conclusa senza aver combinato molto.

 

La soluzione è attivare strategie di gestione del tempo.

 

 


U
n sistema molto intuitivo, a titolo esemplificativo, è la tecnica del pomodoro: prevede di alternare slot di 25 minuti di concentrazione a brevi pause di 5 minuti.

Per i più curiosi: il nome di questa tecnica si deve a quei timer da cucina, a forma di pomodoro, che hanno aiutato Francesco Cirillo (Imprenditore, nonché colui che ha messo a punto questo sistema di gestione del tempo) a ben gestirsi durante gli studi universitari.

 

2. Trova il tuo approccio personalizzato

Ognuno ha la sua fonte di benessere nei momenti di smart working. Alcuni preferiscono dormire un po’ di più, altri ritagliarsi dei momenti coi figli, altri ancora  lavorare di sera quando tutti dormono. Se ti è possibile, scegli quando lavorare e trova la tua dimensione, quella in cui produci di più.

 

3. Mettiti nei panni degli altri

Se lavori in team, i colleghi devono essere in grado di comprendere il tuo lavoro e di utilizzarlo. Non si tratta di essere grandi oratori, ma di guardare quello che fai da un punto di vista esterno… Il trucco è chiedersi sempre: “Io lo capirei? Di cosa avrei bisogno per utilizzarlo?”

Questo ti eviterà di perdere tempo dopo, quando i colleghi ti interromperanno, chiamandoti, per chiederti informazioni!

 

4. Fai attenzione al multitasking

Capiamoci subito: il multitasking non esiste. Possiamo focalizzarci solo su una cosa alla volta, a meno che una delle due sia assolutamente meccanica, come guidare… Ma già quando parcheggiamo, ecco che non riusciamo più a chiacchierare…

 


Vuoi sprecare tempo ed energie? Inizia 100 cose contemporaneamente, fai mestieri in casa, parla con il cane e produci quel report!

Se invece vuoi concludere la giornata rilassato, vale la regola aurea che ci insegnavano da bambini: inizia una cosa nuova solo quando hai finito quella precedente!

 

5. Gestisci bene la convivenza

Hai detto bambini?!? In questo momento storico è tutto amplificato: la loro presenza in casa mette oggettivamente in difficoltà chiunque debba dedicarsi allo smart working. È, quindi, necessario organizzarsi e trovare delle strategie valide per poter lavorare in modo efficiente ed efficace anche se sei genitore. Valuta la soluzione migliore: meglio passare con loro tempo dedicato che dire per tutto il giorno  “adesso non posso”.

 

 

E gli adulti? Spesso sono più difficili da gestire dei bambini:“visto che sei a casa passi in farmacia?”, “torno a pranzo, cucini tu?”, “ devo parlarti di una cosa”, “hai sentito cosa è successo?”, “cosa metto nell’ordine della spesa?”. Suona familiare? Per lavorare da casa è indispensabile condividere con i familiari regole e routine chiare, divisione degli spazi e tempi comuni: eviterà discussioni inutili. 

 

6. Datti dei limiti

Lavorare da casa non vuol dire lavorare sempre. Quando la giornata di lavoro si chiude, chiudi davvero. Altrimenti il lavoro invaderà la tua vita personale e farai male entrambi. “Smart working” non “Everlasting working”. 

 

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7. Trova il tuo Rituale

Procrastini l’inizio del lavoro? Fatichi a trovare la giusta motivazione? Crea un rituale per iniziare la giornata.

Le idee possono essere molte: caffè, notiziario, musica, podcast o letture ma anche un momento di sport all’aperto (da soli, mi raccomando!) o di meditazione. Percorrere la routine sempre nello stesso ordine, semplifica le funzioni del cervello (che evita di dover scegliere cosa fare!) e lo aiuta a creare il giusto mindset per iniziare la giornata lavorativa col piede giusto, riducendo il rischio di procrastinazione.

 

8. Cura e definisci lo spazio: Smart workspace per uno smart working ottimale

Cerca di ritagliarti un posto esclusivo dove “smartare”. In questo modo aiuti il tuo cervello a creare un’associazione luogo-lavoro e favorisci la tua concentrazione. Anche se è solo una piccola scrivania, curala in modo che ci sia quello che ti serve e nulla più!

 

 

9. Tieni in movimento corpo e cervello

Prevedi attività fisica e attività stimolanti nella tua giornata. Ti permetterà di mantenerti focalizzato ed efficiente, e di nutrire passione e creatività: il movimento è parte integrante del funzionamento del cervello! 

Quindi, non solo sport da casa, ma anche giochi per la mente!

 

Visita il canale YouTube LE BRAINERS: work your brain out!

 

10. Prenditi tempo per riflettere sul tuo lavoro

A conclusione della giornata o una volta a settimana, prenditi un momento per capire cosa ha funzionato e cosa no. Come hai risolto i problemi. Quali strategie sono state più funzionali, e quali meno. È un ottimo esercizio per mantenere il cervello in forma e migliorare le proprie performance. 

 

Questionario

Per monitorare sfide ed opportunità legate allo smart working forzato che l’emergenza Coronavirus sta imponendo alle aziende italiane, abbiamo elaborato un breve survey, in collaborazione con Rödl & Partner Italy. Un questionario, dedicato a tutti gli smart worker, manager, intern o collaboratori, che vuole considerare le possibili difficoltà legate alla particolare contingenza, per fornire consulenza e formazione mirate ai business. Qui il link:

QUESTIONARIO SMART WORKING

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