Riunioni virtuali: 5 consigli per renderle efficaci

A causa del lockdown forzato, gli uffici sono stati chiusi. E per chi ha avuto la fortuna di continuare a lavorare, da casa, le riunioni virtuali sono state all’ordine del giorno. Più che mai. Ma sono state fatte nel modo giusto? 

 

Socialità compromessa

Siamo animali sociali, la nostra socialità è innata: un neonato messo davanti a una foto di un oggetto e a quella di un viso, si rivolge spontaneamente all’umano. Siamo alla continua ricerca di feedback esterni di altri umani e le relazioni hanno talmente tanto interesse per il nostro cervello, da aver creato un default network che, quando non pensiamo a nulla in modo cosciente, ci fa automaticamente pensare alle nostre relazioni.

Cosa accade però alle nostre relazioni quando passano al virtuale?

 

Le difficoltà delle riunioni virtuali

Oltre a quella per la connessione!

Durante le riunioni virtuali avete la sensazione di non capirvi pienamente, di passare troppo tempo su alcuni argomenti o di non sentire la piena attenzione degli altri?

Durante una video call, è molto più facile fare fatica a leggere le emozioni degli altri, perché gli indizi visivi e di contesto sono più nascosti. Fatichiamo a trovare segnali sociali, dei feedback. In particolare, è ostico trovarne di positivi. 

Più i segnali sociali vengono tolti dalla comunicazione, maggiore è la probabilità che l’intento venga frainteso. È facile, quindi, per le persone ricadere nella più comune forma di interazione umana: la diffidenza verso gli altri.

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Se non capiamo esattamente cosa sta succedendo, se non abbiamo stimoli che ci rassicurino sulla nostra appartenenza al gruppo, fosse anche quello della call, attiviamo la nostra amigdala e l’ippocampo. I centri della gestione dello stress e della paura. Attiviamo il sistema limbico e uno scherzo diventa una presa in giro, una presa in giro diventa un attacco, e un attacco una battaglia. Ed ecco la fine di ogni possibile pensiero produttivo e obiettivo per tutto il tempo della call.

I neuroni specchio

Quando, al contrario, c’è un’abbondanza di segnali sociali, le informazioni emotive possono viaggiare rapidamente tra le persone. Un vero e proprio contagio emotivo, operato dai neuroni specchio, che ci permettono di capire le emozioni degli altri. Questo accade per esempio ai concerti dove “sentiamo” la folla intorno a noi e ci lasciamo coinvolgere totalmente, ma non solo.

 Può accadere anche durante le riunioni virtuali: le nostre emozioni, infatti,  possono avere un notevole influsso sugli altri, quando l’attenzione è prevalentemente rivolta verso di noi. I neuroni specchio spiegano perché soprattutto i leader devono essere consapevoli nella gestione dei loro livelli di stress, delle loro emozioni e del loro impatto sugli altri. 

Se mostriamo un sorriso fiducioso e reale, gli altri inizieranno ad imitare il sorriso – i neuroni specchio sono neuroni motori.

Sorridi e ti sorrideranno, in un botta e risposta silenzioso.

È un circolo virtuoso che, appunto, funziona a specchio.

 

5 tips per le riunioni virtuali

Quindi come fare in modo che le riunioni virtuali diano più segnali sociali possibili, in modo da abbassare il livello di guardia dell’amigdala e attivare i neuroni specchio?

  1. Accendere il video
    La prima regola sembrerà banale, ma nelle nostre supervisioni abbiamo visto che non è sempre rispettata! Accendere il video e fare in modo che ci inquadri bene il viso, è fondamentale. Per ricreare l’atmosfera di una riunione dal vivo e lasciare leggere agli altri tutti i segnali corporei che possano rassicurarli della nostra attenzione, del nostro interesse e della nostra serenità.
  2. Spegnere il microfono
    Spesso in una riunione online si sentono rumori di fondo, che possono distrarre, se non infastidire. Questo potrebbe farci alzare un sopracciglio: un segnale visivo che può essere facilmente travisato. Non annoiamoci l’un l’altro con suoni che non c’entrano. Accendiamo il microfono solo se è il momento di parlare!
  3.  Invitare meno gente possibile
    Benché sia facilissimo aggiungere persone alle riunioni virtuali, questo affatica moltissimo il nostro cervello sociale, già messo a dura prova dalla situazione. Invitiamo meno persone possibili, in modo da poter più facilmente tenere sotto controllo i feedback di tutti. Se nelle riunioni vis-a-vis si indica di invitare al massimo 8 persone, nelle riunione virtuali sarebbe bene invitarne ancora meno.
  4.  Analizzare il terreno
    Cosa accade in una riunione “offline”? Vediamo i collaboratori entrare e sentiamo automaticamente le loro emozioni. Percepiamo l’atmosfera. Una soluzione per ricreare quella raccolta dati iniziale, può essere: aprire ogni incontro con una semplice domanda tipo “qualcuno ha qualcosa da dire o chiedere prima di iniziare?” Chiedendolo deliberatamente e con un tono che indichi che la conversazione è importante.
  5.  Aspettare
    Non bisogna mai correre quando si chiede un feedback così profondo. Devi dare il tempo ai tuoi collaboratori di capire che siamo davvero interessati alla risposta. Prolungare il silenzio in modo da far capire che siamo lì e non vogliamo essere altrove. Questo tips ha anche l’effetto positivo di permettere alle persone di fare domande, quando le hanno, perché non saranno preoccupate di rallentare la riunione. Innescando un continuo scambio di feedback reali che dà impulso alla produttività del gruppo.

 

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Qui il link:

 

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Il tuo contributo è importante.

 

 

 

Media multitasking: una minaccia alla memoria, e non solo

Il multitasking non esiste, ma lo facciamo ugualmente. Anzi, non solo lo facciamo, ma facciamo addirittura il più pericoloso: il “media multitasking”.

Quello che ci fa surfare tra media: passando da pc a smartphone, da WhatsApp ad Instagram,  dalla casella e-mail ad Amazon o YouTube. Un modello ormai acquisito, quindi, sia in ambito privato che lavorativo. 

 

Cosa succede con il media multitasking?

Diversi studi hanno determinato che alcune funzioni cognitive, come: 

  • memoria di lavoro,
  • controllo cognitivo (compresa la gestione delle interferenze, l’attenzione sostenuta, la gestione dei compiti e il controllo inibitorio)
  • ragionamento relazionale
  • memoria a lungo termine

peggiorano a causa del media multitasking.

In particolare, in uno studio del 2009, il ricercatore di Stanford Clifford Nass ha messo a confronto le performance di 262 studenti catalogati secondo il loro livello di multitasking sui media (‘heavy’ o ‘light media multitaskers’, se sopra o sotto la media di utilizzo).

 

 

L’esperimento richiedeva di passare da un task all’altro, nonché di filtrare e tenere a memoria le informazioni rilevanti, per indagare le capacità inibitorie e la memoria di lavoro. 

Gli ‘heavy multitaskers’ sono risultati peggiori in tutti e tre i compiti assegnati. Sia quello di multitasking, che quelli di semplice concentrazione.

Questo perché gli ‘heavy multitaskers’ risultano maggiormente suscettibili alle interferenze derivanti da stimoli ambientali irrilevanti e quindi alle distrazioni. Nass e i suoi collaboratori hanno messo in evidenza nelle loro conclusioni che il media multitasking, stia peggiorando l’elaborazione delle informazioni e nell’esecuzione di compiti. I cui effetti a lungo termine, soprattutto per i cosiddetti ‘nativi digitali’, sono ancora tutti da studiare.

 

Allora perché non riusciamo a smettere?

Il motivo per cui siamo sedotti dagli smartphone è che in essi giocano due meccanismi fortissimi, che ci attirano come sirene: il rinforzo positivo intermittente e il desiderio di approvazione sociale.

 

Il rinforzo positivo intermittente

Sui social si gioca d’azzardo: arriverà qualche like, cuoricino, retweet, e-mail oppure languiremo in attesa di un feedback? O magari salteremo da un link all’altro per trovare contenuti che provochino una forte emozione? Se troveremo qualcosa, avremo “trilli di pseudopiacere”, ovvero rilasci di dopamina. Un neurotrasmettitore fondamentale nella regolazione dei desideri e, soprattutto, legato al piacere della ricompensa. Nel caso non trovassimo nulla, invece, avremo una sensazione spiacevole. Il vero fattore che aumenta la dipendenza è imprevedibilità dell’emozione, che non ne permette l’assuefazione: a volte la troviamo, a volte no, per questo continuiamo a cercarla.

 

 

Il desiderio di approvazione sociale

Oltre ad essere imprevedibile, il feedback è correlato con l’approvazione delle altre persone. Se sono in molti a mettere il cuore sotto il nostro ultimo post su Instagram, sembra che una tribù ci stia mostrando approvazione. Situazione che siamo predisposti a desiderare intensamente. D’altra parte, l’assenza di feedback positivi crea in noi senso di angoscia, per cui la parte più primitiva del nostro cervello (il nostro sistema limbico) può portarci a sviluppare un bisogno urgente di monitorare continuamente la situazione. Addirittura, il cervello primitivo considera la scelta di ignorare un messaggio in arrivo come se snobbassimo un membro della tribù che cerca di attirare la nostra attenzione: un passo falso potenzialmente pericoloso.

 

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Cosa possiamo fare?

Adesso sappiamo che passare continuamente da una pagina all’altra, da un social all’altro, dal progetto che stiamo preparando a Instagram, fa male alle nostre capacità cognitive. In modo esponenziale: diminuiscono la nostra capacità di concentrazione, la memoria e la capacità di selezionare le informazioni importanti.

Sappiamo anche che, però, è difficile non fare media multitasking: applicazioni, pagine di siti, e-mail sono fatte per tenerci agganciati e trattenere la nostra attenzione su di loro…

Come possiamo allora riprenderci il nostro tempo e la nostra energia?

Un primo passo è quello di ridurre il potere attrattivo degli smartphone. I modi sono tanti e ognuno di noi può trovare quello che ritiene più adatto per sé. 

 

Ecco alcuni dei modi più utilizzati:

  • Eliminare le notifiche.  Per non sentirci “richiamati” dal dover guardare il cellulare, ma decidere noi quando e per quanto guardarlo.

 

  • Disinstallare le App dei social dallo smartphone e consultarli solo via pc. È una modalità che rende più scomoda la consultazione dei social, che crea un attrito che porterà a passarci meno tempo.

 

  • Usare il cellulare in bianco e nero, soprattutto quando ci dobbiamo concentrare. È un’impostazione che esclude un valore (il colore) molto attraente per il nostro cervello. Tant’è vero che in genere le notifiche sono in rosso, il colore dell’allerta. Il b/n abbassa molto il fascino seduttivo che lo smartphone può avere.

 

  • Decidere gli slot quando consultare le e-mail o i social, e attenervisi. Dare un confine a questi momenti permette di non farli dilagare… Ciò che non ha limite, si prende tutto lo spazio e il tempo possibile!

 

  • Non portarsi sempre dietro lo smartphone. Durante le ore di lavoro, si può lasciare  tranquillamente in un’altra stanza… Ve lo giuriamo, non succede nulla! 😉

 

Questionario smartworking

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