Riunioni virtuali: 5 consigli per renderle efficaci

riunioni virtuali

A causa del lockdown forzato, gli uffici sono stati chiusi. E per chi ha avuto la fortuna di continuare a lavorare, da casa, le riunioni virtuali sono state all’ordine del giorno. Più che mai. Ma sono state fatte nel modo giusto? 

 

Socialità compromessa

Siamo animali sociali, la nostra socialità è innata: un neonato messo davanti a una foto di un oggetto e a quella di un viso, si rivolge spontaneamente all’umano. Siamo alla continua ricerca di feedback esterni di altri umani e le relazioni hanno talmente tanto interesse per il nostro cervello, da aver creato un default network che, quando non pensiamo a nulla in modo cosciente, ci fa automaticamente pensare alle nostre relazioni.

Cosa accade però alle nostre relazioni quando passano al virtuale?

 

Le difficoltà delle riunioni virtuali

Oltre a quella per la connessione!

Durante le riunioni virtuali avete la sensazione di non capirvi pienamente, di passare troppo tempo su alcuni argomenti o di non sentire la piena attenzione degli altri?

Durante una video call, è molto più facile fare fatica a leggere le emozioni degli altri, perché gli indizi visivi e di contesto sono più nascosti. Fatichiamo a trovare segnali sociali, dei feedback. In particolare, è ostico trovarne di positivi. 

Più i segnali sociali vengono tolti dalla comunicazione, maggiore è la probabilità che l’intento venga frainteso. È facile, quindi, per le persone ricadere nella più comune forma di interazione umana: la diffidenza verso gli altri.

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Se non capiamo esattamente cosa sta succedendo, se non abbiamo stimoli che ci rassicurino sulla nostra appartenenza al gruppo, fosse anche quello della call, attiviamo la nostra amigdala e l’ippocampo. I centri della gestione dello stress e della paura. Attiviamo il sistema limbico e uno scherzo diventa una presa in giro, una presa in giro diventa un attacco, e un attacco una battaglia. Ed ecco la fine di ogni possibile pensiero produttivo e obiettivo per tutto il tempo della call.

I neuroni specchio

Quando, al contrario, c’è un’abbondanza di segnali sociali, le informazioni emotive possono viaggiare rapidamente tra le persone. Un vero e proprio contagio emotivo, operato dai neuroni specchio, che ci permettono di capire le emozioni degli altri. Questo accade per esempio ai concerti dove “sentiamo” la folla intorno a noi e ci lasciamo coinvolgere totalmente, ma non solo.

 Può accadere anche durante le riunioni virtuali: le nostre emozioni, infatti,  possono avere un notevole influsso sugli altri, quando l’attenzione è prevalentemente rivolta verso di noi. I neuroni specchio spiegano perché soprattutto i leader devono essere consapevoli nella gestione dei loro livelli di stress, delle loro emozioni e del loro impatto sugli altri. 

Se mostriamo un sorriso fiducioso e reale, gli altri inizieranno ad imitare il sorriso – i neuroni specchio sono neuroni motori.

Sorridi e ti sorrideranno, in un botta e risposta silenzioso.

È un circolo virtuoso che, appunto, funziona a specchio.

 

5 tips per le riunioni virtuali

Quindi come fare in modo che le riunioni virtuali diano più segnali sociali possibili, in modo da abbassare il livello di guardia dell’amigdala e attivare i neuroni specchio?

  1. Accendere il video
    La prima regola sembrerà banale, ma nelle nostre supervisioni abbiamo visto che non è sempre rispettata! Accendere il video e fare in modo che ci inquadri bene il viso, è fondamentale. Per ricreare l’atmosfera di una riunione dal vivo e lasciare leggere agli altri tutti i segnali corporei che possano rassicurarli della nostra attenzione, del nostro interesse e della nostra serenità.
  2. Spegnere il microfono
    Spesso in una riunione online si sentono rumori di fondo, che possono distrarre, se non infastidire. Questo potrebbe farci alzare un sopracciglio: un segnale visivo che può essere facilmente travisato. Non annoiamoci l’un l’altro con suoni che non c’entrano. Accendiamo il microfono solo se è il momento di parlare!
  3.  Invitare meno gente possibile
    Benché sia facilissimo aggiungere persone alle riunioni virtuali, questo affatica moltissimo il nostro cervello sociale, già messo a dura prova dalla situazione. Invitiamo meno persone possibili, in modo da poter più facilmente tenere sotto controllo i feedback di tutti. Se nelle riunioni vis-a-vis si indica di invitare al massimo 8 persone, nelle riunione virtuali sarebbe bene invitarne ancora meno.
  4.  Analizzare il terreno
    Cosa accade in una riunione “offline”? Vediamo i collaboratori entrare e sentiamo automaticamente le loro emozioni. Percepiamo l’atmosfera. Una soluzione per ricreare quella raccolta dati iniziale, può essere: aprire ogni incontro con una semplice domanda tipo “qualcuno ha qualcosa da dire o chiedere prima di iniziare?” Chiedendolo deliberatamente e con un tono che indichi che la conversazione è importante.
  5.  Aspettare
    Non bisogna mai correre quando si chiede un feedback così profondo. Devi dare il tempo ai tuoi collaboratori di capire che siamo davvero interessati alla risposta. Prolungare il silenzio in modo da far capire che siamo lì e non vogliamo essere altrove. Questo tips ha anche l’effetto positivo di permettere alle persone di fare domande, quando le hanno, perché non saranno preoccupate di rallentare la riunione. Innescando un continuo scambio di feedback reali che dà impulso alla produttività del gruppo.

 

QUESTIONARIO SMARTWORKING

Per monitorare sfide ed opportunità legate allo smart working forzato che l’emergenza Coronavirus ha imposto alle aziende italiane, abbiamo elaborato un breve survey, in collaborazione con Rödl & Partner Italy. Un questionario, dedicato a tutti gli smart worker, manager, intern o collaboratori, che vuole considerare le possibili difficoltà legate al lavoro in smart, per fornire consulenza e formazione mirate ai business. Dato anche il fatto che molte realtà hanno deciso di proseguire con questa modalità di lavoro, considerati i vantaggi che, se fatta a dovere, porta.

Qui il link:

 

QUESTIONARIO SMART WORKING

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