Smart Working: ecco come lo fanno gli italiani

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Lo smart working è una modalità che deve essere preparata.

Alcuni di noi avevano ripreso ad andare in ufficio durante i mesi estivi. Rincuorati dalla fine del lockdown totale e dalla lenta ripresa delle attività.

Da pochi giorni però, il dubbio che era rimasto nell’aria di un possibile nuovo giro di vite sta prendendo sempre più forma. Così, chi ha la possibilità di tornare a lavorare in smart working, oggi come lo scorso marzo, può ritenersi fortunato.

Il fatto, però, è che anche chi lavora da remoto non sempre può dire di farlo in modo “smart”.

Infatti, dai risultati del nostro questionario sullo smart working, è emerso che questa modalità, adottata all’inizio dell’anno in maniera improvvisata a causa dello stato emergenziale, non ha avuto modo di essere preparata a dovere.

In questo articolo vi spieghiamo quali sono i punti critici dello smart working, le implicazioni che ne derivano e le soluzioni per mitigarli.

Il questionario

In collaborazione Rödl & Partner Italy, abbiamo elaborato un questionario che monitorasse sfide ed opportunità legate allo smart working forzato che l’emergenza Coronavirus ha imposto, e tuttora sta imponendo, alle aziende italiane.

Il questionario è stato strutturato in modo tale da indagare, però, gli aspetti più cognitivi. Dal punto di vista delle neuroscienze, infatti, lavorare in smart working presuppone alcuni prerequisiti cognitivi, che permettono di essere efficaci ed efficienti in qualsiasi situazione.

A partire da fine marzo fino a fine agosto abbiamo quindi raccolto i feedback dei lavoratori italiani impegnati nello smart working. Un campione di piccole, ma soprattutto medie e grandi imprese, con sede principalmente nel nord Italia.

I risultati sono stati presentati durante la prima settimana di settembre in una video intervista in occasione della ESG Week 2020: la settimana dedicata alla sostenibilità organizzata da Rödl & Partner Italy con il progetto SIrcle – Sostenibilità Integrata.

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Clicca sull’immagine per vedere il clip della video intervista alla ESG Week 2020

I risultati

Ciò che è stato confermato dal questionario, è che per fare bene smart working è necessario avere delle competenze trasversali ben sviluppate: le funzioni cognitive.

Tra queste, le più utili in tema di lavoro agile e da remoto:

  • Pianificazione
  • Gestione del tempo
  • Gestione del team
  • Creatività e innovazione
  • Work-life balance

Permettono di lavorare in modo efficace ed efficiente sempre. Anche quando i livelli di stress sono alti, quando siamo costretti in casa per una pandemia, o quando le nostre emozioni sono costantemente messe alla prova dal nostro responsabile, o dal team. Qualunque sia il nostro punto di vista.

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PIANIFICAZIONE

La pianificazione è il processo con il quale, dopo aver stabilito uno o più obiettivi, individuiamo le azioni e le risorse necessarie utili a conseguirli.

L’80% degli intervistati ha dichiarato di pianificare il proprio lavoro, o quanto meno di provare a farlo in modo sistematico. Purtroppo però, a causa di una cattiva gestione del tempo, i tentativi di pianificazione sono stati per lo più vanificati.

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GESTIONE DEL TEMPO

Statisticamente la funzione cognitiva più debole tra i lavoratori intervistati, soprattutto se manager.

Il problema più grosso legato alla gestione del tempo è che ha stretta connessione con la nostra percezione: se vi è un tempo quantitativo, misurato dall’orologio, ve ne è un altro qualitativo, la stima che noi abbiamo della durata delle attività.

Quest’ultimo è quello che ci trae in inganno e ci ostacola nella gestione ottimale di questa risorsa.

TIP: Se sei manager, pensa che il tuo mis-management del fattore tempo può impattare sul tuo team e sulle sue performance. Riflettici.

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GESTIONE DEL TEAM

Le issue principali per i remote manager sono: difficoltà di delega e scarso focus sul risultato, nonché i sentori di una situazione chiamata “micromanagement”.

Infatti, se il monitoraggio del raggiungimento degli obiettivi è uno strumento efficace per valutare il lavoro dello smart worker. Non vale lo stesso per il controllo minuzioso e pervasivo di ogni singola situazione e attività.

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CREATIVITÀ E INNOVAZIONE

Come abbiamo già detto altre volte, la creatività è trigger per l’innovazione, se spinta e sostenuta a livello aziendale.

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INNOVAZIONE: LA CREATIVITÀ PER IL SUCCESSO 

Essere creativi permette alle persone di dimostrare il loro potenziale, di essere proattive.

In particolare, però, per attivare la creatività è necessario che si sia instaurato un “clima sicuro”:

  • se ci sentiamo parte del gruppo
  • se abbiamo una buona comunicazione con il team
  • se analizziamo il nostro lavoro e ci chiediamo come migliorarlo

Per lasciarvi uno spunto di riflessione, il campione “creativo” valeva il 52% (non moltissimo).

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WORK-LIFE BALANCE

Lo smart working figura molto spesso tra le misure di sostegno alla conciliazione vita lavoro. Permette, infatti, di organizzarsi in autonomia, di utilizzare in modo diverso il tempo per gli spostamenti, di lavorare virtualmente da qualunque luogo, di dedicarsi ai propri hobbies ecc.

Tuttavia, sappiamo che in un’ottica di Diversity & Inclusion management, le condizioni di partenza e le esigenze di ognuno sono diverse.

Tant’è vero che in media lo smart working è percepito dall’uomo come una modalità vantaggiosa, mentre la donna la vive in maniera più faticosa. Ciò è sicuramente dovuto anche ad aspetti culturali e di welfare, ma su cui non ci soffermiamo in questo contesto specifico. La conseguenza, comunque, è che le misure per facilitare lo smart working e la bilancia della vita lavorativa e privata non sono in assoluto generalizzabili.

SMART WORKING: UNA MODALITÀ DA PREPARARE

Certamente i risultati sono legati in buona parte alla situazione particolare in cui è stato somministrato il questionario, durante la quale la gestione di tempi e spazi comuni è stata guidata da fattori esterni.

Resta tuttavia evidente come lo smart working sia un’esperienza divisiva: da… “Ho tre ore di vita in più al giorno perché non viaggio!” a… “Sono molto più esausta e demotivata”, possiamo leggere tutto lo spettro della complessità umana.

Lo smart working necessita quindi di cura, preparazione e personalizzazione per essere attivato in modo soddisfacente per tutti.

Corso sul remote management

Alla luce dei risultati del sondaggio, eroghiamo in collaborazione con Promos Italia un corso sul Remote Management per gestire in modo efficace il proprio team a distanza.

La gestione del team da remoto è una grande sfida per i manager, che possono fare la differenza con le loro capacità di leadership. L’obiettivo è di permettere ai manager di comprendere quali funzioni cognitive sono richieste dal remote working, come interpretare il comportamento dei collaboratori e quali strumenti utilizzare per migliorarne la produttività.

Grazie al finanziamento di Regione Lombardia, il corso di 16 ore in FAD, può essere rimborsato al 100%. 

Per maggiori informazioni su come ottenere il voucher e poter partecipare al corso, scrivici a: info@lebrainers.it

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