Team interculturali: un supporto all’innovazione

Perché i team interculturali supportano l’innovazione? Per rispondere a questa domanda, dobbiamo partire dal concetto secondo cui ogni persona conosce il proprio linguaggio, che può essere solo in parte simile al linguaggio di altri.

Fin da bambini, per conoscere il mondo, diamo un nome a ciò che vediamo, a ciò che sentiamo, a ciò che proviamo. E ne costruiamo un posto nel nostro pensiero. Il nostro cervello impara a percepire e a ragionare sulla base delle parole disponibili e della lingua che parliamo. Al punto che, secondo Feuerstein e Vygotskij, l’ampiezza del nostro pensiero è legata alla quantità di parole con cui possiamo nominare idee e concetti.

Ogni specifico linguaggio plasma specifiche capacità del cervello, comuni nelle persone che lo condividono.

Linguaggi diversi: un esempio particolare

Il popolo dei Kuuk Thaayorre, aborigeni australiani, usa costantemente direzioni cardinali assolute (nord, sud, est, ovest), al posto di quelle relative (avanti, dietro, destra, sinistra…). Più usuali nella maggior parte delle lingue. Per questo, hanno un senso dell’orientamento molto sviluppato, tanto da sapere sempre l’esatta direzione del loro viso.

team interculturali

Il loro cervello ha sviluppato una sorta di bussola interna che anche altre culture potrebbero potenzialmente avere, ma non viene sviluppata dalla loro lingua. Per questo, secondo Boroditsky, autrice dello studio sui Kuuk Thaayorre, quando si impara una nuova lingua, non si impara soltanto un nuovo modo di parlare, ma inavvertitamente si impara anche un nuovo modo di pensare.

Difficoltà interculturali, difficoltà strutturali

Ogni cultura ha il suo linguaggio, e così ogni cultura ha, in qualche modo, una diversa struttura del cervello e del pensiero. Le incomprensioni tra culture diverse possono allora essere ricondotte a vere e proprie differenze strutturali. Difficoltà oggettive ad accedere al pensiero dell’altro che spesso troviamo anche tra persone della stessa nazionalità e lingua, ma con linguaggi diversi.

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team interculturali

All’interno della stessa lingua, infatti, possono sussistere diversi linguaggi. Pensiamo ad esempio alle differenze di linguaggio, e quindi culturali, tra città e periferie. Nord e sud. Giovani e anziani. Uomini e donne. Imprenditori e dipendenti. Scienze mediche e scienze umane…

Come impatta, dunque, questa eterogeneità in contesti aziendali? Porta vantaggio essere parte o gestire team interculturali?

Differenze linguistiche, team interculturali e innovazione

In uno studio pubblicato su Economic Geography, gli autori hanno concluso che la diversità culturale è un vantaggio per l’innovazione. Hanno studiato i dati di 7.615 aziende partecipanti alla London Annual Business Survey, sondaggio rivolto ai dirigenti che indaga i risultati delle loro aziende. L’analisi ha rivelato che le aziende gestite da team interculturali (culturalmente diversificati) hanno maggiori probabilità di sviluppare prodotti più innovativi rispetto a quelli guidati da una leadership omogenea.

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La diversità linguistica e culturale, infatti, permette di vedere la stessa cosa (prodotto, servizio, problema, …) da diversi punti di vista. E porta a soluzioni altrimenti inimmaginabili. Diventa perciò essenziale per un’azienda che voglia essere presente e incisiva sul mercato e che in tal senso dovrà selezionare i propri talenti.

Team interculturali: dal recruiting alla gestione

Appurato che la diversità linguista e culturale porta beneficio all’azienda, è comunque necessario considerare la messa in atto di alcuni accorgimenti.

Dopo un processo di alta divergenza nella fase di recruiting, ovvero una differenziazione dei talenti in entrata, è necessario curare una convergenza, in modo che le diversità presenti in azienda possano trovare punti in comune.

È importante che nella loro diversità, le persone possano condividere gli stessi valori.

Dal punto di vista formativo, questa convergenza si attiva tornando di nuovo al linguaggio. Infatti, in contesti aziendali con team interculturali, le risorse umane e i formatori devono curare la creazione di un linguaggio comune, con significato condiviso.

Un linguaggio di valori e obiettivi univoci, a cui ricondursi nelle scelte e nell’operatività.

L’intercultura, come lavoro di formazione di una cultura condivisa e comprensione delle diverse strutture di pensiero, acquista ancora più valore. Divenenta uno strumento che permette di far tesoro di un’infinità di sguardi diversi sulla realtà, inafferrabili dal singolo essere umano e possibili solo da parte di cervelli diversi. Menti che hanno capacità percettive diverse, diversi percorsi di pensiero e diverse parole per esprimerli.

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Diversity Management: la diversità come opportunità

Cosa intendiamo quando parliamo di diversity management? Perché è importante capire come gestire la diversità in contesti aziendali?

Con diversity management ci si riferisce all’insieme di azioni compiute in contesti aziendali volte ad assumere talenti diversi e a promuovere un ambiente di lavoro inclusivo. In altre parole, è il denominatore comune per supportare equamente tutti i membri del team.

In questi termini, le motivazioni che muovono le organizzazioni ad occuparsi della diversità sono che l’eterogeneità del gruppo e il clima inclusivo di fatto migliorano le performance, oltre che la reputazione del brand.

Insider e outsider

In uno studio svolto nel 2009 presso la Northwestern University, alcuni ricercatori hanno chiesto a più gruppi di risolvere dei casi di omicidio. Ogni gruppo era composto da membri appartenenti alla stessa confraternita, sennonché ad ogni gruppo è stato aggiunto un membro: per alcuni un insider (appartenente alla stessa confraternita), in altri gruppi un outsider (appartenente a diversa confraternita).

Confrontando i risultati, i ricercatori hanno notato che i team che avevano risolto il maggior numero di omicidi erano quelli con membri outsider: i gruppi composti da membri di diverse confraternite hanno superato nelle performance quelli composti da tutti membri insider.

Diversità come opportunità

In generale, quando diversi punti di vista sono rappresentati, il gruppo è in grado di avere un quadro più completo della realtà e delle diverse interpretazioni possibili. E a prescindere dal contesto, questa combinazione di menti distinte permette al gruppo di essere, sotto certe condizioni, più performante.

In particolare, il discorso regge anche declinato in ambiente aziendale: un team eterogeneo rappresenta di fatto una grande opportunità per l’azienda, se gestito consapevolmente.

I rischi nel diversity management

Cosa significa gestire la diversità in modo consapevole? Concepire una cultura inclusiva nel vero senso della parola. Che aiuta a creare un clima di sicurezza e che facilita a sua volta la collaborazione, l’apprendimento e il cambiamento.

Vediamo insieme di seguito i due maggiori rischi legati alla gestione della diversità in azienda:

1. Escludere pensando di includere

Parlare di diversity, di politiche per la riduzione del gender gap, di progetti di welfare mirati all’inclusione di persone provenienti da diverse culture o diverse generazioni, potrebbe non essere affatto inclusivo. Al contrario, potrebbe generare l’effetto opposto.

Sottolineare le differenze, per celebrarle o per offrire misure di sostegno e livellamento, porta in realtà anche ad evidenziarle ulteriormente.

Il nostro cervello è bravissimo nel notare le differenze. Le politiche di welfare dedicate ad alcuni gruppi specifici possono portare addirittura ad un senso di ingiustizia e di esclusione nei gruppi considerati dominanti.

Inoltre, fa perdere di vista l’origine della discriminazione, che affonda le radici nel nostro cervello e che riguarda tutti e non solo gruppi specifici.

Pensateci un attimo: quante volte viene ascoltato di più chi parla di più, invece di chi ne sa davvero di più? Quante volte preferiamo dare fiducia e potere decisionale a chi conosciamo? A chi ha qualcosa in comune con noi? A chi ci fa sentire considerati e stimati? Prima ancora di verificare quanto le sue idee siano davvero le migliori.

Capita a tutti perché è frutto dell’azione dei bias che guidano i nostri cervelli. Molto utili quando si tratta di evitare un pericolo o ottimizzare la mole di informazioni che il nostro cervello deve gestire, meno quando guidano inconsapevolmente le nostre scelte.

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bias cognitivi

La diversità, insomma, è la normalità dei nostri cervelli. Nessun cervello è e sarà mai uguale ad un altro e noi discriminiamo in base a comportamenti, approcci e modalità di pensiero, molto prima che su altre caratteristiche.

Politiche di diversity management che agiscono su determinate categorie risultano, in questa visione, assolutamente parziali e inefficaci, oltre che pericolose.

2.Includere troppo

Il rischio di essere troppo inclusivi è di fare indigestione di persone coinvolte. Avete in mente quelle mail in cui ci sono 15 persone in copia? O i meeting in cui viene coinvolto quasi tutto il team (se non tutto)?

Coinvolgere tutti crea una situazione di stallo: tutti partecipano a tutto. Le decisioni devono essere vagliate da troppe persone e faticano ad essere prese. I dipendenti sono troppo carichi di responsabilità e iniziano a disinvestire.

Ma questa non è inclusione, è micro-management.

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decision making

In ogni progetto è bene che siano coinvolte solo le persone con il ruolo e il potere decisionale necessari. E gli altri? Agli altri sarà sufficiente spiegare chiaramente perchè non sono coinvolti e chi farà cosa!

Quindi cosa fare?

La vera sfida non è minimizzare, quanto preservare le differenze all’interno di un grande gruppo in cui identificarsi e a cui appartenere.

Per farlo è necessario:

  • Lavorare sui bias (non solo consapevolezza, strategie!) – la gente sa che fumare fa male, ma fuma lo stesso! Servono nuove mappe mentali.
  • Costruire un linguaggio e una cultura condivisa, che faccia sentire TUTTI appartenenti al gruppo. Che non includa chiunque a priori, ma che identifichi i valori dell’azienda a cui tutti aderiscono e, al suo interno, chiarisca compiti e responsabilità.

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Smart Working: ecco come lo fanno gli italiani

Lo smart working è una modalità che deve essere preparata.

Alcuni di noi avevano ripreso ad andare in ufficio durante i mesi estivi. Rincuorati dalla fine del lockdown totale e dalla lenta ripresa delle attività.

Da pochi giorni però, il dubbio che era rimasto nell’aria di un possibile nuovo giro di vite sta prendendo sempre più forma. Così, chi ha la possibilità di tornare a lavorare in smart working, oggi come lo scorso marzo, può ritenersi fortunato.

Il fatto, però, è che anche chi lavora da remoto non sempre può dire di farlo in modo “smart”.

Infatti, dai risultati del nostro questionario sullo smart working, è emerso che questa modalità, adottata all’inizio dell’anno in maniera improvvisata a causa dello stato emergenziale, non ha avuto modo di essere preparata a dovere.

In questo articolo vi spieghiamo quali sono i punti critici dello smart working, le implicazioni che ne derivano e le soluzioni per mitigarli.

Il questionario

In collaborazione Rödl & Partner Italy, abbiamo elaborato un questionario che monitorasse sfide ed opportunità legate allo smart working forzato che l’emergenza Coronavirus ha imposto, e tuttora sta imponendo, alle aziende italiane.

Il questionario è stato strutturato in modo tale da indagare, però, gli aspetti più cognitivi. Dal punto di vista delle neuroscienze, infatti, lavorare in smart working presuppone alcuni prerequisiti cognitivi, che permettono di essere efficaci ed efficienti in qualsiasi situazione.

A partire da fine marzo fino a fine agosto abbiamo quindi raccolto i feedback dei lavoratori italiani impegnati nello smart working. Un campione di piccole, ma soprattutto medie e grandi imprese, con sede principalmente nel nord Italia.

I risultati sono stati presentati durante la prima settimana di settembre in una video intervista in occasione della ESG Week 2020: la settimana dedicata alla sostenibilità organizzata da Rödl & Partner Italy con il progetto SIrcle – Sostenibilità Integrata.

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Clicca sull’immagine per vedere il clip della video intervista alla ESG Week 2020

I risultati

Ciò che è stato confermato dal questionario, è che per fare bene smart working è necessario avere delle competenze trasversali ben sviluppate: le funzioni cognitive.

Tra queste, le più utili in tema di lavoro agile e da remoto:

  • Pianificazione
  • Gestione del tempo
  • Gestione del team
  • Creatività e innovazione
  • Work-life balance

Permettono di lavorare in modo efficace ed efficiente sempre. Anche quando i livelli di stress sono alti, quando siamo costretti in casa per una pandemia, o quando le nostre emozioni sono costantemente messe alla prova dal nostro responsabile, o dal team. Qualunque sia il nostro punto di vista.

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PIANIFICAZIONE

La pianificazione è il processo con il quale, dopo aver stabilito uno o più obiettivi, individuiamo le azioni e le risorse necessarie utili a conseguirli.

L’80% degli intervistati ha dichiarato di pianificare il proprio lavoro, o quanto meno di provare a farlo in modo sistematico. Purtroppo però, a causa di una cattiva gestione del tempo, i tentativi di pianificazione sono stati per lo più vanificati.

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GESTIONE DEL TEMPO

Statisticamente la funzione cognitiva più debole tra i lavoratori intervistati, soprattutto se manager.

Il problema più grosso legato alla gestione del tempo è che ha stretta connessione con la nostra percezione: se vi è un tempo quantitativo, misurato dall’orologio, ve ne è un altro qualitativo, la stima che noi abbiamo della durata delle attività.

Quest’ultimo è quello che ci trae in inganno e ci ostacola nella gestione ottimale di questa risorsa.

TIP: Se sei manager, pensa che il tuo mis-management del fattore tempo può impattare sul tuo team e sulle sue performance. Riflettici.

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GESTIONE DEL TEAM

Le issue principali per i remote manager sono: difficoltà di delega e scarso focus sul risultato, nonché i sentori di una situazione chiamata “micromanagement”.

Infatti, se il monitoraggio del raggiungimento degli obiettivi è uno strumento efficace per valutare il lavoro dello smart worker. Non vale lo stesso per il controllo minuzioso e pervasivo di ogni singola situazione e attività.

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CREATIVITÀ E INNOVAZIONE

Come abbiamo già detto altre volte, la creatività è trigger per l’innovazione, se spinta e sostenuta a livello aziendale.

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Essere creativi permette alle persone di dimostrare il loro potenziale, di essere proattive.

In particolare, però, per attivare la creatività è necessario che si sia instaurato un “clima sicuro”:

  • se ci sentiamo parte del gruppo
  • se abbiamo una buona comunicazione con il team
  • se analizziamo il nostro lavoro e ci chiediamo come migliorarlo

Per lasciarvi uno spunto di riflessione, il campione “creativo” valeva il 52% (non moltissimo).

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WORK-LIFE BALANCE

Lo smart working figura molto spesso tra le misure di sostegno alla conciliazione vita lavoro. Permette, infatti, di organizzarsi in autonomia, di utilizzare in modo diverso il tempo per gli spostamenti, di lavorare virtualmente da qualunque luogo, di dedicarsi ai propri hobbies ecc.

Tuttavia, sappiamo che in un’ottica di Diversity & Inclusion management, le condizioni di partenza e le esigenze di ognuno sono diverse.

Tant’è vero che in media lo smart working è percepito dall’uomo come una modalità vantaggiosa, mentre la donna la vive in maniera più faticosa. Ciò è sicuramente dovuto anche ad aspetti culturali e di welfare, ma su cui non ci soffermiamo in questo contesto specifico. La conseguenza, comunque, è che le misure per facilitare lo smart working e la bilancia della vita lavorativa e privata non sono in assoluto generalizzabili.

SMART WORKING: UNA MODALITÀ DA PREPARARE

Certamente i risultati sono legati in buona parte alla situazione particolare in cui è stato somministrato il questionario, durante la quale la gestione di tempi e spazi comuni è stata guidata da fattori esterni.

Resta tuttavia evidente come lo smart working sia un’esperienza divisiva: da… “Ho tre ore di vita in più al giorno perché non viaggio!” a… “Sono molto più esausta e demotivata”, possiamo leggere tutto lo spettro della complessità umana.

Lo smart working necessita quindi di cura, preparazione e personalizzazione per essere attivato in modo soddisfacente per tutti.

Corso sul remote management

Alla luce dei risultati del sondaggio, eroghiamo in collaborazione con Promos Italia un corso sul Remote Management per gestire in modo efficace il proprio team a distanza.

La gestione del team da remoto è una grande sfida per i manager, che possono fare la differenza con le loro capacità di leadership. L’obiettivo è di permettere ai manager di comprendere quali funzioni cognitive sono richieste dal remote working, come interpretare il comportamento dei collaboratori e quali strumenti utilizzare per migliorarne la produttività.

Grazie al finanziamento di Regione Lombardia, il corso di 16 ore in FAD, può essere rimborsato al 100%. 

Per maggiori informazioni su come ottenere il voucher e poter partecipare al corso, scrivici a: info@lebrainers.it

Riunioni virtuali: 5 consigli per renderle efficaci

A causa del lockdown forzato, gli uffici sono stati chiusi. E per chi ha avuto la fortuna di continuare a lavorare, da casa, le riunioni virtuali sono state all’ordine del giorno. Più che mai. Ma sono state fatte nel modo giusto? 

 

Socialità compromessa

Siamo animali sociali, la nostra socialità è innata: un neonato messo davanti a una foto di un oggetto e a quella di un viso, si rivolge spontaneamente all’umano. Siamo alla continua ricerca di feedback esterni di altri umani e le relazioni hanno talmente tanto interesse per il nostro cervello, da aver creato un default network che, quando non pensiamo a nulla in modo cosciente, ci fa automaticamente pensare alle nostre relazioni.

Cosa accade però alle nostre relazioni quando passano al virtuale?

 

Le difficoltà delle riunioni virtuali

Oltre a quella per la connessione!

Durante le riunioni virtuali avete la sensazione di non capirvi pienamente, di passare troppo tempo su alcuni argomenti o di non sentire la piena attenzione degli altri?

Durante una video call, è molto più facile fare fatica a leggere le emozioni degli altri, perché gli indizi visivi e di contesto sono più nascosti. Fatichiamo a trovare segnali sociali, dei feedback. In particolare, è ostico trovarne di positivi. 

Più i segnali sociali vengono tolti dalla comunicazione, maggiore è la probabilità che l’intento venga frainteso. È facile, quindi, per le persone ricadere nella più comune forma di interazione umana: la diffidenza verso gli altri.

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Se non capiamo esattamente cosa sta succedendo, se non abbiamo stimoli che ci rassicurino sulla nostra appartenenza al gruppo, fosse anche quello della call, attiviamo la nostra amigdala e l’ippocampo. I centri della gestione dello stress e della paura. Attiviamo il sistema limbico e uno scherzo diventa una presa in giro, una presa in giro diventa un attacco, e un attacco una battaglia. Ed ecco la fine di ogni possibile pensiero produttivo e obiettivo per tutto il tempo della call.

I neuroni specchio

Quando, al contrario, c’è un’abbondanza di segnali sociali, le informazioni emotive possono viaggiare rapidamente tra le persone. Un vero e proprio contagio emotivo, operato dai neuroni specchio, che ci permettono di capire le emozioni degli altri. Questo accade per esempio ai concerti dove “sentiamo” la folla intorno a noi e ci lasciamo coinvolgere totalmente, ma non solo.

 Può accadere anche durante le riunioni virtuali: le nostre emozioni, infatti,  possono avere un notevole influsso sugli altri, quando l’attenzione è prevalentemente rivolta verso di noi. I neuroni specchio spiegano perché soprattutto i leader devono essere consapevoli nella gestione dei loro livelli di stress, delle loro emozioni e del loro impatto sugli altri. 

Se mostriamo un sorriso fiducioso e reale, gli altri inizieranno ad imitare il sorriso – i neuroni specchio sono neuroni motori.

Sorridi e ti sorrideranno, in un botta e risposta silenzioso.

È un circolo virtuoso che, appunto, funziona a specchio.

 

5 tips per le riunioni virtuali

Quindi come fare in modo che le riunioni virtuali diano più segnali sociali possibili, in modo da abbassare il livello di guardia dell’amigdala e attivare i neuroni specchio?

  1. Accendere il video
    La prima regola sembrerà banale, ma nelle nostre supervisioni abbiamo visto che non è sempre rispettata! Accendere il video e fare in modo che ci inquadri bene il viso, è fondamentale. Per ricreare l’atmosfera di una riunione dal vivo e lasciare leggere agli altri tutti i segnali corporei che possano rassicurarli della nostra attenzione, del nostro interesse e della nostra serenità.
  2. Spegnere il microfono
    Spesso in una riunione online si sentono rumori di fondo, che possono distrarre, se non infastidire. Questo potrebbe farci alzare un sopracciglio: un segnale visivo che può essere facilmente travisato. Non annoiamoci l’un l’altro con suoni che non c’entrano. Accendiamo il microfono solo se è il momento di parlare!
  3.  Invitare meno gente possibile
    Benché sia facilissimo aggiungere persone alle riunioni virtuali, questo affatica moltissimo il nostro cervello sociale, già messo a dura prova dalla situazione. Invitiamo meno persone possibili, in modo da poter più facilmente tenere sotto controllo i feedback di tutti. Se nelle riunioni vis-a-vis si indica di invitare al massimo 8 persone, nelle riunione virtuali sarebbe bene invitarne ancora meno.
  4.  Analizzare il terreno
    Cosa accade in una riunione “offline”? Vediamo i collaboratori entrare e sentiamo automaticamente le loro emozioni. Percepiamo l’atmosfera. Una soluzione per ricreare quella raccolta dati iniziale, può essere: aprire ogni incontro con una semplice domanda tipo “qualcuno ha qualcosa da dire o chiedere prima di iniziare?” Chiedendolo deliberatamente e con un tono che indichi che la conversazione è importante.
  5.  Aspettare
    Non bisogna mai correre quando si chiede un feedback così profondo. Devi dare il tempo ai tuoi collaboratori di capire che siamo davvero interessati alla risposta. Prolungare il silenzio in modo da far capire che siamo lì e non vogliamo essere altrove. Questo tips ha anche l’effetto positivo di permettere alle persone di fare domande, quando le hanno, perché non saranno preoccupate di rallentare la riunione. Innescando un continuo scambio di feedback reali che dà impulso alla produttività del gruppo.

 

QUESTIONARIO SMARTWORKING

Per monitorare sfide ed opportunità legate allo smart working forzato che l’emergenza Coronavirus ha imposto alle aziende italiane, abbiamo elaborato un breve survey, in collaborazione con Rödl & Partner Italy. Un questionario, dedicato a tutti gli smart worker, manager, intern o collaboratori, che vuole considerare le possibili difficoltà legate al lavoro in smart, per fornire consulenza e formazione mirate ai business. Dato anche il fatto che molte realtà hanno deciso di proseguire con questa modalità di lavoro, considerati i vantaggi che, se fatta a dovere, porta.

Qui il link:

 

QUESTIONARIO SMART WORKING

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Media multitasking: una minaccia alla memoria, e non solo

Il multitasking non esiste, ma lo facciamo ugualmente. Anzi, non solo lo facciamo, ma facciamo addirittura il più pericoloso: il “media multitasking”.

Quello che ci fa surfare tra media: passando da pc a smartphone, da WhatsApp ad Instagram,  dalla casella e-mail ad Amazon o YouTube. Un modello ormai acquisito, quindi, sia in ambito privato che lavorativo. 

 

Cosa succede con il media multitasking?

Diversi studi hanno determinato che alcune funzioni cognitive, come: 

  • memoria di lavoro,
  • controllo cognitivo (compresa la gestione delle interferenze, l’attenzione sostenuta, la gestione dei compiti e il controllo inibitorio)
  • ragionamento relazionale
  • memoria a lungo termine

peggiorano a causa del media multitasking.

In particolare, in uno studio del 2009, il ricercatore di Stanford Clifford Nass ha messo a confronto le performance di 262 studenti catalogati secondo il loro livello di multitasking sui media (‘heavy’ o ‘light media multitaskers’, se sopra o sotto la media di utilizzo).

 

 

L’esperimento richiedeva di passare da un task all’altro, nonché di filtrare e tenere a memoria le informazioni rilevanti, per indagare le capacità inibitorie e la memoria di lavoro. 

Gli ‘heavy multitaskers’ sono risultati peggiori in tutti e tre i compiti assegnati. Sia quello di multitasking, che quelli di semplice concentrazione.

Questo perché gli ‘heavy multitaskers’ risultano maggiormente suscettibili alle interferenze derivanti da stimoli ambientali irrilevanti e quindi alle distrazioni. Nass e i suoi collaboratori hanno messo in evidenza nelle loro conclusioni che il media multitasking, stia peggiorando l’elaborazione delle informazioni e nell’esecuzione di compiti. I cui effetti a lungo termine, soprattutto per i cosiddetti ‘nativi digitali’, sono ancora tutti da studiare.

 

Allora perché non riusciamo a smettere?

Il motivo per cui siamo sedotti dagli smartphone è che in essi giocano due meccanismi fortissimi, che ci attirano come sirene: il rinforzo positivo intermittente e il desiderio di approvazione sociale.

 

Il rinforzo positivo intermittente

Sui social si gioca d’azzardo: arriverà qualche like, cuoricino, retweet, e-mail oppure languiremo in attesa di un feedback? O magari salteremo da un link all’altro per trovare contenuti che provochino una forte emozione? Se troveremo qualcosa, avremo “trilli di pseudopiacere”, ovvero rilasci di dopamina. Un neurotrasmettitore fondamentale nella regolazione dei desideri e, soprattutto, legato al piacere della ricompensa. Nel caso non trovassimo nulla, invece, avremo una sensazione spiacevole. Il vero fattore che aumenta la dipendenza è imprevedibilità dell’emozione, che non ne permette l’assuefazione: a volte la troviamo, a volte no, per questo continuiamo a cercarla.

 

 

Il desiderio di approvazione sociale

Oltre ad essere imprevedibile, il feedback è correlato con l’approvazione delle altre persone. Se sono in molti a mettere il cuore sotto il nostro ultimo post su Instagram, sembra che una tribù ci stia mostrando approvazione. Situazione che siamo predisposti a desiderare intensamente. D’altra parte, l’assenza di feedback positivi crea in noi senso di angoscia, per cui la parte più primitiva del nostro cervello (il nostro sistema limbico) può portarci a sviluppare un bisogno urgente di monitorare continuamente la situazione. Addirittura, il cervello primitivo considera la scelta di ignorare un messaggio in arrivo come se snobbassimo un membro della tribù che cerca di attirare la nostra attenzione: un passo falso potenzialmente pericoloso.

 

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Cosa possiamo fare?

Adesso sappiamo che passare continuamente da una pagina all’altra, da un social all’altro, dal progetto che stiamo preparando a Instagram, fa male alle nostre capacità cognitive. In modo esponenziale: diminuiscono la nostra capacità di concentrazione, la memoria e la capacità di selezionare le informazioni importanti.

Sappiamo anche che, però, è difficile non fare media multitasking: applicazioni, pagine di siti, e-mail sono fatte per tenerci agganciati e trattenere la nostra attenzione su di loro…

Come possiamo allora riprenderci il nostro tempo e la nostra energia?

Un primo passo è quello di ridurre il potere attrattivo degli smartphone. I modi sono tanti e ognuno di noi può trovare quello che ritiene più adatto per sé. 

 

Ecco alcuni dei modi più utilizzati:

  • Eliminare le notifiche.  Per non sentirci “richiamati” dal dover guardare il cellulare, ma decidere noi quando e per quanto guardarlo.

 

  • Disinstallare le App dei social dallo smartphone e consultarli solo via pc. È una modalità che rende più scomoda la consultazione dei social, che crea un attrito che porterà a passarci meno tempo.

 

  • Usare il cellulare in bianco e nero, soprattutto quando ci dobbiamo concentrare. È un’impostazione che esclude un valore (il colore) molto attraente per il nostro cervello. Tant’è vero che in genere le notifiche sono in rosso, il colore dell’allerta. Il b/n abbassa molto il fascino seduttivo che lo smartphone può avere.

 

  • Decidere gli slot quando consultare le e-mail o i social, e attenervisi. Dare un confine a questi momenti permette di non farli dilagare… Ciò che non ha limite, si prende tutto lo spazio e il tempo possibile!

 

  • Non portarsi sempre dietro lo smartphone. Durante le ore di lavoro, si può lasciare  tranquillamente in un’altra stanza… Ve lo giuriamo, non succede nulla! 😉

 

Questionario smartworking

Per monitorare sfide ed opportunità legate allo smart working forzato che l’emergenza Coronavirus ha imposto alle aziende italiane, abbiamo elaborato un breve survey, in collaborazione con Rödl & Partner Italy. Un questionario, dedicato a tutti gli smart worker, manager, intern o collaboratori, che vuole considerare le possibili difficoltà legate al lavoro in smart, per fornire consulenza e formazione mirate ai business. Dato anche il fatto che molte realtà hanno deciso di proseguire con questa modalità di lavoro, considerati i vantaggi che, se fatta a dovere, porta.

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QUESTIONARIO SMART WORKING

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Decision making fatigue: la difficoltà nel prendere decisioni

Quante più decisioni dobbiamo prendere, tanto più sperimentiamo la decision making fatigue, e questo porta quasi sempre a farci prendere scelte sbagliate.

 

Un esempio: scegliere un film

In questi giorni a casa, perfino scegliere quale film guardare diventa complicato ed estenuante. Si passano i quarti d’ora a scorrere titoli, ad inserirli magari nella lista dei preferiti, per poi, esausti, riguardare Friends per l’ennesima volta.

 

 

Il problema non è la mancanza di opzioni, ma averne troppe. Ogni giorno, siamo costretti a prendere centinaia, se non migliaia di decisioni. La maglietta bianca o quella blu? Rispondere alle email o lavorare sul progetto? Preparo una pasta o una frittata?

Ognuna di queste decisioni può sembrare irrilevante, se presa singolarmente. Ma una dopo l’altra, hanno un effetto cumulativo. Più decisioni si devono prendere, più è complicato prenderne, più siamo portati a prenderne di sbagliate. Tuttavia, quando si capisce che cos’è la fatica legata al decision making, è possibile strutturare le attività in modo tale da evitare di caderci. Il risultato sarà una serie di scelte intelligenti.

 

Che cos’è la decision making fatigue?

La capacità di prendere buone decisioni è inversamente proporzionale al numero di decisioni che dobbiamo prendere. Infatti, per prendere una buona decisione, è necessario soppesare tutti i fattori coinvolti, decidere cosa è più importante, e quindi agire sulla base di tale analisi. Ma eseguire questi calcoli richiede molta energia mentale. 

 

 

Uno studio ha dimostrato il ruolo critico che la fatica nel decision making gioca nel fare scelte.

I ricercatori hanno esaminato 1.112 sentenze sulla libertà vigilata che hanno avuto luogo in un periodo di 10 mesi. Volevano determinare secondo quali fattori un giudice avrebbe concesso la libertà vigilata a un criminale. Si è scoperto che il fattore più discriminante non era la gravità del crimine, né il comportamento in prigione, bensì l’ora del giorno. Infatti, i giudici erano molto più propensi a concedere la libertà vigilata all’inizio della giornata e subito dopo pranzo. Perché? In questi due momenti i giudici erano, come si suol dire, “più freschi”. Potevano perciò facilmente pesare tutte le variabili e prendere questa decisione. Al contrario, man mano che le ore passavano, la fatica si faceva sentire e mostravano difficoltà a valutare i casi. Ragion per cui, propendevano per una scelta automatica: non concedere la libertà vigilata.

 

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La fatica del decision making è un fattore enorme nel processo decisionale. Per questo le persone di maggior successo fanno in modo di ridurre il numero di decisioni da prendere. Per potersi concentrare su quelle che davvero contano. 

Mark Zuckerberg indossa lo stesso tipo di maglietta grigia ogni giorno. Steve Jobs indossava un dolcevita nero e jeans. Durante la sua presidenza, Barack Obama limitò le sue scelte di abbigliamento a un abito blu o a uno grigio.

Meno decisioni si devono prendere, più energia si può dedicare a ciò che conta davvero.

 

Fatica nel decision making e media multitasking

A volte, capita di passare le pause dal lavoro a scrollare il feed di Instagram o di Facebook. Di essere distratti da un’attività da una notifica che arriva. Scomoda verità: il numero di decisioni che dobbiamo prendere ogni giorno è amplificato dall’uso del nostro smartphone. Infatti, ogni volta che il telefono vibra o squilla, è necessario decidere se guardare la notifica o continuare a lavorare. Scorrere Facebook o Instagram potrebbe sembrare innocuo, ma non lo è. Dobbiamo sempre decidere se ci piace o meno, commentare o condividere. Ogni messaggio ci obbliga a decidere se rispondere e quando. 

 

 

Le ore che passiamo con in mano il telefono, non sono ore neutre, per “svagarsi”. Sono piene di decisioni e scelte, e ognuna di queste decisioni erode parte della nostra energia e aumenta le difficoltà nel decision making. Dover costantemente gestire le attività legate all’utilizzo dello smartphone, può ridurre la nostra capacità di pensare in modo chiaro. 

 

Difficoltà nel decidere e stanchezza fisica

È più probabile provare fatica a decidere quando siamo fisicamente, mentalmente, o emotivamente stanchi. Quando siamo affaticati, semplicemente non abbiamo l’energia necessaria per prendere decisioni difficili.

Se siamo stati in riunione tutto il giorno o se abbiamo speso ore in un progetto mentalmente arduo, c’è una buona probabilità che le nostre capacità decisionali siano meno efficaci. Se siamo emotivamente consumati a causa di circostanze difficili, avremo difficoltà a pensare con chiarezza. Anche la fatica fisica ha il suo effetto e prosciuga la nitidezza mentale.

 

 

Ci sono anche momenti specifici della giornata in cui c’è più probabilità di essere affaticati nelle decisioni. Proprio come i giudici di cui abbiamo parlato, le nostre decisioni potrebbero essere via via peggiori con il passare delle ore. Entro la fine della mattina e del pomeriggio (supponendo di fare una pausa pranzo), è molto probabile che la capacità di decidere sia meno efficace.

 

6 modi per proteggersi dalla fatica nel decidere

  1. Semplifica le scelte

Meno scelte significa meno decisioni. Puoi, ad esempio:

Più semplice diventa la tua vita, meno faticherai a prendere decisioni.

 

  1. Individua le priorità

Conoscere le tue priorità ti aiuta a tenere la concentrazione su ciò che conta di più. Ti impedisce di dover decidere costantemente che cosa merita la tua attenzione. Puoi quindi dedicare la tua energia al lavoro, piuttosto che dover continuamente definire su cosa lavorare.

 

  1. Prendi decisioni semplici in anticipo

Più cose decidi in anticipo, meno energia mentale hai bisogno di spendere sul momento. Cercate di prendere quante più decisioni semplici possibile in anticipo, cumulandole. Si può facilmente pianificare cose come cosa mangiare il giorno successivo (o la settimana successiva), quello che indosserai, quando ti allenerai, ecc.

 

  1. Lavora prima su compiti difficili e importanti

Più un compito è difficile, più è importante lavorarci quando si è freschi. Man mano che le ore del giorno avanzano, la tua capacità di decision making diminuisce e diventerà sempre più difficile avere la motivazione per affrontare gli elementi davvero impegnativi della tua lista. 

 

  1. Alimenta il tuo corpo

Questo dovrebbe essere ovvio, ma spesso lo ignoriamo. Il processo decisionale richiede energia, e per funzionare al massimo della capacità, è necessario dare al corpo l’energia di cui ha bisogno. Come? Mangiando ad intervalli regolari e in modo sano e riposando la notte!

 

 

  1. Elimina le distrazioni

Come detto, le distrazioni (specialmente quelle digitali) derubano la tua attenzione e distruggono la tua energia mentale. Eliminare le distrazioni è un ottimo modo per proteggersi dalla fatica del decision making.

 

Decidi meno, decidi meglio

Quando si tratta di gestire la fatica del decision making, l’obiettivo non è quello di eliminare del tutto le decisioni. Piuttosto, l’obiettivo è quello di avere più energia disponibile per le decisioni che contano davvero. 

Elimina l’inutile e dedicati allo straordinario. 

Flow: cos’è l’esperienza di flusso e come ci si entra

Hai mai provato un’esperienza di flusso (flow), ovvero di profondo coinvolgimento in una situazione, accompagnata da intensa concentrazione?

Se lavorando, ti è capitato di 

  • perdere il senso del tempo;
  • avere la percezione di avere il pieno controllo su te stesso;
  • essere talmente assorbito dall’attività che tutto sembra venire bene;
  • provare estrema soddisfazione fine a se stessa;

allora probabilmente l’hai sperimentato!

 

Flow: l’esperienza di flusso

Ma cos’è esattamente il flow? Daniel Goleman la descrive così:

 

“Il flusso è una motivazione completamente focalizzata. È un’immersione in un singolo task e rappresenta forse il momento in cui le emozioni sono al massimo servizio di esecuzione e apprendimento. Nel flusso, le emozioni non sono solo contenute e canalizzate, ma sono energizzanti e allineate con il compito. Il segno distintivo del flusso è un sentimento di gioia spontanea, anche rapimento, mentre si svolge un compito”.


Quando si è nel flow, l’attenzione è particolarmente focalizzata nello svolgimento del compito, piuttosto che sui possibili risultati. Durante l’esperienza, l
a motivazione rimane salda per effetto del piacere provato nel controllo e nella realizzazione del compito. Veniamo travolti dalla “corrente” e siamo infinitamente più produttivi, motivati, efficienti e… felici! Sì, felici perché siamo occupati in un compito che ha assunto un senso profondo e ci dà soddisfazione. Ed è qui, che si crea la giusta situazione che porta a far emergere raffinate strategie e a sviluppare le nostre capacità. 

 

 


Quando si vivono le esperienze di flusso?

Entrare in un flow, non è poi così complicato. Ma è necessario creare la giusta situazione. Infatti, l’esperienza di flusso avviene quando percepiamo di avere un alto grado di abilità e ci sentiamo di affrontare compiti adeguatamente impegnativi. In modo che le nostre capacità possano essere messe alla prova.

Attenzione però. La percezione di abilità e di livello di difficoltà del compito sono elementi altamente soggettivi, e possono non trovare riscontro nella realtà. Infatti: 

  • la percezione della propria abilità dipende dal sostegno sociale o dalle esperienze precedenti;
  • la percezione della difficoltà del compito è strettamente legata al confronto con gli altri (per cui se tutti falliscono, il compito è percepito come difficile).

Cosa succede nel cervello?

Nel momento in cui entriamo nel flow, abbiamo una piena sensazione di coinvolgimento. Questo, attiva un rilascio di dopamina, un neurotrasmettitore che produce una sensazione di piacere e di gratificazione. Si ha quindi un feedback profondo e interno, positivo, che ci incita a continuare nello sforzo.

 

 

È anche possibile creare il contesto adatto ad entrare nel flow. Addirittura, alcuni lo fanno tanto spesso, sviluppano una “personalità di flusso”: se per esempio devono svolgere attività di routine, cercano di renderle più interessanti ed impegnative.

 

Come entrare nel flow

Come fare quindi per farsi coinvolgere nel flusso di lavoro? Di seguito una “to do” list per aiutarti a farlo:

  • Scegli un’attività (in modo da attivare la tua motivazione!);
  • Fai in modo che sia sfidante: deve essere stimolante per le tue capacità, non troppo facile, né troppo difficile;
  • Elimina le distrazioni: un solo compito alla volta (no multitasking!);
  • Chiarisciti l’obiettivo: questo consente di concentrarti, avere più controllo, capire ciò che ti sta accadendo e rispondere in modo adeguato agli stimoli.

 

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MULTITASKING? NON ESISTE. LO DICE LA NEUROSCIENZA

 

E poi, concentrati: ci vogliono almeno 10/20 minuti per entrare nel flusso… E, attenzione a non incrociare i flussi! 

 

 

QUESTIONARIO

Per monitorare sfide ed opportunità legate allo smart working forzato che l’emergenza Coronavirus sta imponendo alle aziende italiane, abbiamo elaborato un breve survey, in collaborazione con Rödl & Partner Italy. Un questionario, dedicato a tutti gli smart worker, manager, intern o collaboratori, che vuole considerare le possibili difficoltà legate alla particolare contingenza, per fornire consulenza e formazione mirate ai business. Qui il link:

QUESTIONARIO SMART WORKING

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Multitasking? Non esiste. Lo dice la neuroscienza

No, l’essere umano non è multitasking. Nemmeno le donne. Il cervello riesce a fare bene due cose in contemporanea solo se una è completamente automatizzata. Come guidare e chiacchierare. Tant’è vero che appena la guida diventa più complessa e dobbiamo parcheggiare, ad esempio, smettiamo di parlare e abbassiamo il volume della radio.

 

Il multitasking non esiste

Il multitasking è una neurobufala! Definitivamente svelata da una ricerca neurofisiologica condotta dai ricercatori Sylvain Charron dell’Università Pierre et Marie Curie e Etienne Koechlin della Scuola Normale Superiore di Parigi, e pubblicata su Science.

 

 

In questa ricerca i volontari, tutti destrimani, sono stati sottoposti a risonanza magnetica mentre erano impegnati a svolgere differenti compiti. Quando i volontari eseguivano un compito alla volta, si attivavano entrambi gli emisferi, in particolare, entrambi i lati del cingolato dorsale anteriore e della corteccia fronto-polare.

Quando i volontari dovevano svolgere due compiti, l’attività di queste regioni si divideva a metà. Infatti, in generale:

  • nella metà a sinistra, viene controllata l’esecuzione del compito primario;
  • nella metà a destra, il compito secondario.

Ovviamente per i mancini accade il contrario!

Ma quali sono i compiti di queste zone del cervello?

 

Cingolato dorsale anteriore valuta gli errori commessi, elabora strategie per non ripeterli  e immagina i risultati
dei comportamenti, valutando le ricompense che comportano
Corteccia fronto-polare elabora la suddivisione e gerarchia dei compiti (detta ramificazione cognitiva),
scegliendo quindi quali compiti hanno uno status di minore importanza, mettendoli in attesa e recuperandoli quando viene completato il compito gerarchicamente superiore.

 

I rapporti fra queste due aree hanno quindi un ruolo centrale nel valutare quali sono le alternative date dalle nostre azioni e nel fare da arbitro quando dobbiamo farne più di una.

Sono sempre e solo due le attività che si possono svolgere in contemporanea ed una sarà sempre, gerarchicamente, inferiore.

 

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Multitaskinkg o multifocus?

Dal momento che il multitasking, abbiamo appurato, non esiste, chi crede di farlo, cosa fa davvero? Quello che in realtà si prova a fare non si chiama multitasking, bensì MULTIFOCUS. Che consiste nel continuare a far fluttuare la nostra attenzione da un compito all’altro.

Quest’abitudine, però, ci fa perdere tempo ed energia, richiesti dal continuo spostamento dell’attenzione. Si parla del 30-40% di efficienza in meno per chi pratica il multifocus. Per l’estrema difficoltà ad entrare nell’esperienza di flusso, o flow. Quest’ultimo è il profondo coinvolgimento nella situazione, accompagnato da intensa concentrazione.

 

La soluzione

Per guadagnare tempo, dobbiamo cominciare a fare una cosa alla volta, scegliendo molto bene quale fare!

 

 

A volte, però, concentrarsi risulta complesso. Infatti se lavoriamo a computer è facile avere aperte mille schede e pagine e sprecare tempo utile surfando su quelle che in realtà non ci servono. Oppure, se facciamo call di lavoro usando uno smartphone, verosimilmente finiamo anche con l’aprire App di social media o simili. Perciò è bene selezionare con cura gli stimoli di cui abbiamo bisogno. Di seguito, vi proponiamo alcuni esempi di tool, fisici e digitali, che possono aiutare nell’ardua impresa di sconfiggere l’idea del multitasking:

  • Google Chrome extension: Just Focus (blocca le pagine che avete impostato per il tempo che decidete voi);
  • Alcuni preferiscono un supporto fisico: se anche voi siete così, ecco delle box lucchettabili con timer in cui chiudere il proprio smartphone;
  • Su Android, consigliamo Good Time, che blocca il passaggio su altre App e può essere usata anche per la Tecnica del Pomodoro.

 

DURANTE LO SMART WORKING

In questo momento di quarantena e lavoro da casa, incappare nel “multitasking” è ancora più facile. Per questo il tip numero 4 del nostro decalogo per poter lavorare smart lo specifica proprio: fai una cosa alla volta! Ti permetterà anche di arrivare a fine giornata non del tutto stremato.

 

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Per monitorare sfide ed opportunità legate allo smart working forzato che l’emergenza Coronavirus sta imponendo alle aziende italiane, abbiamo elaborato un breve survey, in collaborazione con Rödl & Partner Italy. Un questionario, dedicato a tutti gli smart worker, manager, intern o collaboratori, che vuole considerare le possibili difficoltà legate alla particolare contingenza, per fornire consulenza e formazione mirate ai business.

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Tecnica del pomodoro: come gestire il tempo in modo smart

La tecnica del pomodoro è una strategia di time management messa a punto da Francesco Cirillo negli anni ‘80.  Il quale, per aiutarsi a concentrarsi e a focalizzare la propria attenzione durante gli studi, ha pensato bene di utilizzare un semplicissimo timer da cucina.

Ebbene sì, la “Pomodoro technique” prende infatti il nome dai timer a forma di pomodoro, utilizzati in cucina per controllare i tempi di cottura.

tecnica del pomodoro

Come funziona la tecnica del pomodoro?

  1. Scegli l’attività da svolgere (mi raccomando, solo una alla volta)

  2. Fai una stima di quanto tempo dovrai impiegare per portarla a termine;

  3. Imposta un tempo di 25 minuti sul timer;

  4. Tieni l’attenzione sull’attività per il tempo definito;

  5. Quando il timer suona, fai pausa per 5 minuti (sempre tenendo il tempo col timer);

  6. Riparti con il ciclo 25+5 (al massimo altre 3 volte), poi concediti una pausa più lunga 15-20 minuti.

 

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Le regole

Ci sono due regole:

  • Regola Fondamentale: un pomodoro è indivisibile;

  • Regola Zero del Pomodoro, corollario della Regola Fondamentale: se un pomodoro è interrotto, bisogna ripartire da capo.

La difficoltà emerge, quando, ovviamente, veniamo interrotti: dobbiamo però fare attenzione a dividere tra interruzioni interne (pensieri che attraversano la mente) ed esterne (colleghi che ci chiedono un’informazione, telefonate improvvise).

Per le interruzioni interne, tieni SEMPRE un blocco vicino, dove poter scrivere i pensieri che ti attraversano la testa (altri lavori da fare, la chiamata al cugino, le banane da aggiungere alla spesa): questo ti permetterà di liberare il cervello dal pensiero, perché sarai sicuro di ricordare quella cosa, importante, ma sicuramente rimandabile.

 

Per le interruzioni esterne, per quanto possibile, silenzia il cellulare e dedica alle telefonate dei pomodori appositi (prendendo a prestito una metodologia della GTD – “Get Things Done”).

Con i colleghi, è buona prassi condividere la tecnica, in modo da rendere chiaro che ti stai focalizzando su un’attività, e che non si offendano se li rimandi alla prima pausa!

 

N.B. : Prova ad iniziare con la misura standard di 25 minuti, ma rimani flessibile: trova la dimensione più adatta a te, che siano 20 o 40 minuti.

 

Perché funziona?

Sia che si fatichi a cominciare un task. Che si procrastini sempre l’inizio di un progetto. Che non si riesca a tenere l’attenzione, vagando tra diverse attività. La tecnica del pomodoro è utile non solo per gestire a dovere il tempo, ma anche per trovare la giusta motivazione.

In primis, la tecnica del pomodoro lavora su una “riprova sociale”: un controllo esterno, dato dal timer, aiuta a sentire di più quello stimolo che ci “obbliga” a far bene e, quindi, mostrarci operativi. Ci abitua a pensare al tempo come ad un valore  “Sto facendo del mio meglio, nel giusto tempo”, anziché come ad un nemico “Non ho abbastanza tempo, sono in ritardo”.

Secondariamente, la pausa indotta, ci permette di rimanere “agganciati” e di sapere con esattezza come ricominciare facilmente passati i 5 minuti, senza arrivare alla pausa quando si è stremati e con poca spinta a voler ricominciare.

Del resto, anche Hemingway lo diceva:

“Il miglior modo [per evitare il blocco dello scrittore] è quello di fermarsi quando tutto va bene, quando sai esattamente quale sarà il passo successivo. Se fai questo ogni giorno, non ti bloccherai mai. Fermati sempre quando tutto va bene e non pensarci o preoccuparti finché non ricominci a scrivere il giorno successivo. In questo modo il tuo subconscio lavorerà per te, senza che tu te ne accorga. Ma se inizi a pensarci consciamente o a preoccuparti, sarà la fine e il tuo cervello sarà già stanco ancor prima di iniziare.”

 

Terzo, applicare la tecnica del pomodoro, ci allena: le prime volte magari faremo fatica a tenere l’attenzione per così tanto tempo (credetemi!), ma pian piano sarà sempre più facile. Non solo, il confronto tra la stima e il tempo effettivamente usato migliorerà molto le tue capacità di pianificazione, perché sarai sempre più consapevole del time requirement VERO per ogni singola attività.

 

Quali tool usare

  • Per un supporto fisico, consigliamo questo timer da cucina;

  • Se una App è la soluzione che fa al caso tuo, Tide (google play, apple store) a nostro parere è la migliore; nella sezione “Focus” si può settare la durata e, si può scegliere di attivare anche il rumore bianco;

  • Per chi usa le estensioni di Google ChromeMarinara  è l’assistente per la tecnica del pomodoro.

 

Durante lo smart working

La tecnica del pomodoro è una strategia sempreverde per la gestione del tempo.
Ma in questo momento di quarantena e lavoro da casa, trovare soluzioni per l’autogestione ottimale, è ancor più fondamentale. Tanto che il primo tip del nostro decalogo per poter lavorare smart è proprio il time management, con riferimenti specifici alle tecniche per farlo al meglio.

 

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Per monitorare sfide ed opportunità legate allo smart working forzato che l’emergenza Coronavirus sta imponendo alle aziende italiane, abbiamo elaborato un breve survey, in collaborazione con Rödl & Partner Italy. Un questionario, dedicato a tutti gli smart worker, manager, intern o collaboratori, che vuole considerare le possibili difficoltà legate alla particolare contingenza, per fornire consulenza e formazione mirate ai business. Qui il link:

 QUESTIONARIO SMART WORKING 

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SMART WORKING: 10 TIPS PER FARLO AL MEGLIO

Lo smart working era già diventato uno dei temi più inflazionati nelle scorse settimane. Ma ora che tutta l’Italia è zona rossa, ancora più persone si trovano a lavorare da casa. Ma “smart working” significa molto di più del semplice “lavoro da casa”. L’argomento è ampio e facilmente banalizzabile, ma meriterebbe una riflessione più approfondita. 

Il lavoro agile (o smart working) […] è una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, a favorire la crescita della sua produttività. (Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali)

In questo articolo ci riserviamo di darvi alcuni semplici consigli che possono essere messi in pratica fin da subito: un decalogo per rendere il lavoro da casa davvero smart.

 

1. Organizza il tuo tempo

Ci sono due scenari che possono verificarsi durante lo smart working:

1) Hai degli orari precisi da rispettare, e quindi hai un orario di inizio e di fine lavori prestabiliti
2) Sei libero di organizzarti

In entrambi i casi, il time management è estremamente importante. Infatti, se i tuoi orari sono fissati, può comunque essere molto facile perdere la nozione del tempo in una situazione così diversa da quella abituale. Se, invece, durante lo smart working puoi decidere in autonomia quando metterti al lavoro, puoi ritrovarti a giornata conclusa senza aver combinato molto.

 

La soluzione è attivare strategie di gestione del tempo.

 

 


U
n sistema molto intuitivo, a titolo esemplificativo, è la tecnica del pomodoro: prevede di alternare slot di 25 minuti di concentrazione a brevi pause di 5 minuti.

Per i più curiosi: il nome di questa tecnica si deve a quei timer da cucina, a forma di pomodoro, che hanno aiutato Francesco Cirillo (Imprenditore, nonché colui che ha messo a punto questo sistema di gestione del tempo) a ben gestirsi durante gli studi universitari.

 

2. Trova il tuo approccio personalizzato

Ognuno ha la sua fonte di benessere nei momenti di smart working. Alcuni preferiscono dormire un po’ di più, altri ritagliarsi dei momenti coi figli, altri ancora  lavorare di sera quando tutti dormono. Se ti è possibile, scegli quando lavorare e trova la tua dimensione, quella in cui produci di più.

 

3. Mettiti nei panni degli altri

Se lavori in team, i colleghi devono essere in grado di comprendere il tuo lavoro e di utilizzarlo. Non si tratta di essere grandi oratori, ma di guardare quello che fai da un punto di vista esterno… Il trucco è chiedersi sempre: “Io lo capirei? Di cosa avrei bisogno per utilizzarlo?”

Questo ti eviterà di perdere tempo dopo, quando i colleghi ti interromperanno, chiamandoti, per chiederti informazioni!

 

4. Fai attenzione al multitasking

Capiamoci subito: il multitasking non esiste. Possiamo focalizzarci solo su una cosa alla volta, a meno che una delle due sia assolutamente meccanica, come guidare… Ma già quando parcheggiamo, ecco che non riusciamo più a chiacchierare…

 


Vuoi sprecare tempo ed energie? Inizia 100 cose contemporaneamente, fai mestieri in casa, parla con il cane e produci quel report!

Se invece vuoi concludere la giornata rilassato, vale la regola aurea che ci insegnavano da bambini: inizia una cosa nuova solo quando hai finito quella precedente!

 

5. Gestisci bene la convivenza

Hai detto bambini?!? In questo momento storico è tutto amplificato: la loro presenza in casa mette oggettivamente in difficoltà chiunque debba dedicarsi allo smart working. È, quindi, necessario organizzarsi e trovare delle strategie valide per poter lavorare in modo efficiente ed efficace anche se sei genitore. Valuta la soluzione migliore: meglio passare con loro tempo dedicato che dire per tutto il giorno  “adesso non posso”.

 

 

E gli adulti? Spesso sono più difficili da gestire dei bambini:“visto che sei a casa passi in farmacia?”, “torno a pranzo, cucini tu?”, “ devo parlarti di una cosa”, “hai sentito cosa è successo?”, “cosa metto nell’ordine della spesa?”. Suona familiare? Per lavorare da casa è indispensabile condividere con i familiari regole e routine chiare, divisione degli spazi e tempi comuni: eviterà discussioni inutili. 

 

6. Datti dei limiti

Lavorare da casa non vuol dire lavorare sempre. Quando la giornata di lavoro si chiude, chiudi davvero. Altrimenti il lavoro invaderà la tua vita personale e farai male entrambi. “Smart working” non “Everlasting working”. 

 

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7. Trova il tuo Rituale

Procrastini l’inizio del lavoro? Fatichi a trovare la giusta motivazione? Crea un rituale per iniziare la giornata.

Le idee possono essere molte: caffè, notiziario, musica, podcast o letture ma anche un momento di sport all’aperto (da soli, mi raccomando!) o di meditazione. Percorrere la routine sempre nello stesso ordine, semplifica le funzioni del cervello (che evita di dover scegliere cosa fare!) e lo aiuta a creare il giusto mindset per iniziare la giornata lavorativa col piede giusto, riducendo il rischio di procrastinazione.

 

8. Cura e definisci lo spazio: Smart workspace per uno smart working ottimale

Cerca di ritagliarti un posto esclusivo dove “smartare”. In questo modo aiuti il tuo cervello a creare un’associazione luogo-lavoro e favorisci la tua concentrazione. Anche se è solo una piccola scrivania, curala in modo che ci sia quello che ti serve e nulla più!

 

 

9. Tieni in movimento corpo e cervello

Prevedi attività fisica e attività stimolanti nella tua giornata. Ti permetterà di mantenerti focalizzato ed efficiente, e di nutrire passione e creatività: il movimento è parte integrante del funzionamento del cervello! 

Quindi, non solo sport da casa, ma anche giochi per la mente!

 

Visita il canale YouTube LE BRAINERS: work your brain out!

 

10. Prenditi tempo per riflettere sul tuo lavoro

A conclusione della giornata o una volta a settimana, prenditi un momento per capire cosa ha funzionato e cosa no. Come hai risolto i problemi. Quali strategie sono state più funzionali, e quali meno. È un ottimo esercizio per mantenere il cervello in forma e migliorare le proprie performance. 

 

Questionario

Per monitorare sfide ed opportunità legate allo smart working forzato che l’emergenza Coronavirus sta imponendo alle aziende italiane, abbiamo elaborato un breve survey, in collaborazione con Rödl & Partner Italy. Un questionario, dedicato a tutti gli smart worker, manager, intern o collaboratori, che vuole considerare le possibili difficoltà legate alla particolare contingenza, per fornire consulenza e formazione mirate ai business. Qui il link:

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